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Vergabeprüfung für öffentliche Auftraggeber

Wer Fördermittel nutzt, muss hierfür Dienstleister nach wirtschaftlichen und wettbewerblichen Gesichtspunkten auswählen. Öffentliche Auftraggeber sind bei der Vergabe von Bau-, Dienst- oder freiberuflichen Leistungen an das Vergaberecht gebunden. Die Vergabeverfahren werden von der Investitionsbank Sachsen-Anhalt (IB) im Zuge der Auflagenerfüllung geprüft.

Eine rechtssichere Handhabung ist mitunter nicht einfach. Hier unterstützt die IB und gibt Hinweise zu Prüfanforderungen, um häufig vorkommende Verfahrensfehler und Sanktionen zu vermeiden. 
Wichtig: Jedes Vergabeverfahren muss dokumentiert werden. 

Gern stehen wir Ihnen als Ansprechpartner zur Verfügung – auch vor der Vergabe erster Aufträge. Sowohl im Rahmen von Informationsveranstaltungen als auch in persönlichen Gesprächen geben Ihnen erfahrene Prüfer Auskunft. 

Ein Tipp: Nutzen Sie auch die Angebote der Auftragsberatungsstelle Sachsen-Anhalt, den offiziellen Ansprechpartner in Sachsen-Anhalt für alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes, der Länder und Kommunen. Mehr Infos: https://sachsen-anhalt.abst.de/ 
 

Vorrübergehend: Erleichterungen bei der Auftragsvergabe 

Seit Januar gelten auf Grundlage der Auftragswerteverordnung des Landes vom 10.12.2020 (GVBl. LSA 2020, S. 724 vom 18.12.202) Erleichterungen im Vergaberecht:

  • Lieferungen & Dienstleistungen: Bis zu einem Auftragswert von 214.000 Euro (netto) ist eine beschränkte Ausschreibung mit und ohne Teilnahmewettbewerb sowie eine freihändige Vergabe zulässig.
  • Bauleistungen: Für Aufträge bis zu 5,35 Mio. Euro (netto) ist eine beschränkte Ausschreibung mit und ohne Teilnahmewettbewerb zulässig. Bis zu einem Auftragswert von 2,5 Mio. Euro (netto) kann die Vergabe freihändig erfolgen. Wichtig: Ab 10.000 Euro (netto) müssen min. drei Angebote eingeholt werden.
  • Aufträge bis zu 5.000 Euro (netto) können ohne Vergabeverfahren ausgelöst werden.

Die Erleichterungen gelten für Vergabeverfahren, die bis zum 31.12.2021 begonnen haben. Die Auftragserteilung kann somit auch später erfolgen. Davon profitieren auch Projekte, die über EFRE, ESF und ELER gefördert werden.

Bitte beachten Sie: 

  • Binnenmarktrelevanz: Bei beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und freihändigen Vergaben kann sich ein Konflikt mit den EU-Anforderungen bzgl. der Binnenmarktrelevanz ergeben. Für ausländische Bewerber kann es an einer hinreichenden Teilnahmemöglichkeit mangeln. Somit sollte unbedingt im Ergebnis der Prüfung die ggf. fehlende Binnenmarktrelevanz dokumentiert werden.
  • Auftragswert: Auftragswerte müssen unverändert nach § 3 Vergabeverordnung (VgV) gemäß § 1 Landesvergabegesetz (LVG LSA) geschätzt werden. Wichtig: Maßstab ist der voraussichtliche Gesamtwert der vorgesehenen Leistung, nicht der Auftragswert der jeweiligen Einzelleistung.
  • Dokumentation: Auch bei den freihändigen Vergaben müssen die einzelne Stufen und Maßnahmen sowie maßgebliche Festlegungen sowie Begründungen zu Entscheidungen nachvollziehbar sein. 
  • Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit: Bei Direktkäufen müssen keine Angebote abgefordert werden. Eine einfache Dokumentation, beispielsweise als Preisvergleich (Internetrecherche, Prospekte, Telefonate als Telefonvermerk), ist ausreichend, um die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nachzuweisen. 

Was heißt eigentlich…? - Begriffe aus dem Vergabealltag

Unternehmen, welches den Auftrag bzw. Zuschlag erhalten hat. Vor Zuschlagserteilung wird das Unternehmen auch als Bieter bzw. Bewerber bezeichnet.

Sie liegt vor, wenn der zu vergebene Auftrag ein eindeutiges grenzüberschreitendes Interesse aufweist. Näheres hinsichtlich der Prüfung und Dokumentation im Vergabevermerk entnehmen Sie bitte den FAQ’s unter Punkt 3 – Was gilt es bei der Prüfung der Binnenmarktrelevanz zu beachten?

Unter de-facto-Vergabe wird die rechtswidrige Direktvergabe eines öffentlichen Auftrags ohne die Einhaltung eines Vergabeverfahrens verstanden. Ausgenommen hierbei sind die zulässigen s.g. Direktkäufe/Direktaufträge/ gem. § 3 Abs. 6 VOL/A bzw. § 14 UVgO. Informationen zur Dokumentation von zulässigen Direktvergaben entnehmen Sie bitte den FAQ’s unter Punkt 5 – Inwieweit sind Direktvergaben zu dokumentieren? 

Grundsätzlich gilt, dass Aufträge nur an geeignete Unternehmen zu erteilen sind. Unter Eignung ist die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters zu verstehen. Zum Nachweis dessen legt der Bieter Erklärungen und Nachweise vor, anhand derer die Eignung zu prüfen ist. Bei ausschreibungspflichtigen Vergabeverfahren (Bekanntmachung vorgesehen) sind die zur Beurteilung der Eignung erforderlichen Erklärungen und Nachweise zwingend in der Bekanntmachung bekannt zu geben und eine Beurteilung der Bieter hat dabei ausschließlich nach diesen Kriterien und abgeforderten Nachweisen zu erfolgen.
WICHTIG: Die Eignungskriterien sind nicht zu verwechseln mit den Zuschlagskriterien. Hierbei ist das Verbot der Vermischung von Eignungs- und Zuschlagskriterien zu beachten.

Der Eröffnungstermin beschreibt den Termin der Angebotsöffnung (ehemals: Submission), an dem die bis dato unter Verschluss gehaltenen Angebote geöffnet werden. Bei Ausschreibungen auf Grundlage der VOB 2016 sind Bieter bei der Öffnung schriftlicher Angebote zugelassen, bei elektronischen Angeboten und Ausschreibungen auf Grundlage der VOL bzw. UVgO nicht.

Dieser Begriff bezeichnet die Veröffentlichungspflicht von vergebenen Aufträgen. Im nationalen Bereich besteht diese Verpflichtung bei beschränkten Ausschreibungen und freihändigen Vergaben, deren Auftragswerte 25.000 EUR bzw. 15.000 EUR überschreiten. Bei europaweiten Verfahren informiert der Auftraggeber spätestens 48 Kalendertage nach Auftragserteilung über den vergebenen Auftrag.

Der voraussichtliche Auftragswert für die zu vergebende Leistung bestimmt sich nach den Regelungen des § 3 VgV. Dabei ist stets von dem voraussichtlichen Gesamtwert für die vorgesehene Leistung unter Berücksichtigung aller etwaiger Optionen oder Vertragsverlängerungen auszugehen. Dem Schätzwert ist dabei stets der Nettowert zugrunde zu legen. Dieser ist zeitnah zu Beginn des Vergabeverfahrens zu ermitteln, da er die wesentliche Entscheidungsgrundlage für die Wahl des Vergabeverfahrens darstellt. Dabei ist von dem Wert auszugehen, den ein umsichtiger und sachkundiger öffentlicher Auftraggeber nach sorgfältiger Prüfung des relevanten Marktsegments veranschlagen würde. Eine sorgfältige Schätzung ist insbesondere geboten, wenn Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass der Auftragswert dem maßgeblichen Schwellenwert nahekommt (vgl. OLG Karlsruhe vom 16.12.2009 – 15 Verg 5/0).

In der Leistungsbeschreibung wird der Beschaffungsgegenstand (Merkmale und Eigenschaften) eindeutig und erschöpfend beschrieben. Dabei ist insbesondere der Grundsatz der Produktneutralität zu beachten. Die Leistungsbeschreibung ist Bestandteil eines jeden Vergabeverfahrens – auch der freihändigen Vergabe. Weitere Informationen finden Sie unter Punkt 2 der FAQ’s – Worauf ist bei der Erstellung einer Leistungsbeschreibung zu achten?

Aufträge sind zum Schutz mittelständischer Unternehmen nicht in ihrer Gesamtheit zu vergeben, sondern sollen in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art und Fachgebiet (Fachlose) vergeben werden.

Rahmenverträge oder Rahmenvereinbarungen sind Vereinbarungen, die zwischen einem oder mehreren Auftraggebern und einem oder mehreren Unternehmen geschlossen werden. Diese dienen dazu, die Bedingungen für öffentliche Aufträge, die während eines bestimmten Zeitraums vergeben werden sollen, festzulegen. Die maximale Laufzeit beträgt 4 Jahre.

Der Schwellenwert bezeichnet einen Wert ab dessen Erreichung der Auftrag dem europaweiten Wettbewerb zugeführt werden muss. Oberhalb dieser Schwellenwerte findet das s.g. Kartellvergaberecht (VgV, GWB, VOL/A 2.Abschnitt) Anwendung. Der Schwellenwert für Bauaufträge beträgt derzeit 5.225.000 Euro und für Liefer- und Dienstleistungsaufträge 209.000 Euro. Maßgeblich ist hierbei die Ermittlung des geschätzten Gesamtauftragswertes gemäß § 3 VgV. Eine Anpassung der Schwellenwerte erfolgt regelmäßig alle zwei Jahre.

Amtsblatt der Europäischen Union, welches über Auftragsbekanntmachungen oberhalb der Schwellenwerte informiert.

Die UVgO wird für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten und die VOL/A ersetzen. WICHTIG: Die UVgO trat nicht bereits mit der Bekanntmachung vom 07. Februar 2017 im Bundesanzeiger in Kraft. Sie muss erst rechtsverbindlich mit einem s.g. Einführungserlass in Kraft gesetzt werden.

Im Vergabevermerk sind alle Stufen des Vergabeverfahrens (getroffene Entscheidungen, Begründungen usw.) in Textform zu dokumentieren (vgl. auch § 8 VgV, § 6 UVgO, § 20 VOL/A); ggf. ergänzt um die in § 20 VOB/A aufgeführten Mindestvorgaben.

Die Verhandlungsvergabe ist eine neue Begrifflichkeit im Unterschwellenbereich der UVgO für die freihändige Vergabe.

Wertgrenzen bezeichnen Auftragswerte, innerhalb denen ein Auftrag im Rahmen von nationalen Vergabeverfahren vergeben werden darf. Maßgeblich ist der geschätzte Nettoauftragswert. Die Wertgrenzen für die Wahl der Vergabeart (öffentliche Ausschreibung, beschränkte Ausschreibung und freihändige Vergabe/Verhandlungsvergabe) werden in der UVgO, der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) sowie einzelnen Runderlassen und ggf. den Landesvergabegesetzen der jeweiligen Bundesländer geregelt.

Der Zuschlag stellt die Annahme des Angebotes dar. Mit der Zuschlagserteilung endet das Vergabeverfahren formal.

Die Zuschlagsfrist wird in der VOL auch als Bindefrist bezeichnet. Die Frist beschreibt den Zeitraum, in dem der Bieter an sein Angebot gebunden ist. Die Bindefrist beginnt mit dem Eröffnungstermin (Ende Angebotsfrist) und endet mit dem Ende der Zuschlagsfrist, sodass diese Begrifflichkeiten gleichzusetzen sind. Sofern bei Vergabeverfahren auf Grundlage der VOB/A von der angemessenen Bindefrist, welche im Regelfall 30 Kalendertage nicht überschreiten soll, abgewichen wird, sind die Gründe hierfür im Vergabevermerk zu dokumentieren. Eine angemessene Verlängerung dieser Frist ist nur im Einvernehmen mit den am Verfahren beteiligten Bietern/Bewerbern möglich.

Anhand von Zuschlagskriterien entscheidet der Auftraggeber, welcher Bieter den Zuschlag enthält, d.h. sie sind maßgeblich für die Erteilung des Auftrags. Bei europaweiten Vergabeverfahren sind die Zuschlagskriterien nebst deren Gewichtung in der Auftragsbekanntmachung oder spätestens in den Vergabeunterlagen anzugeben. Bei nationalen Verfahren ist die Bekanntmachung der Zuschlagskriterien ebenso unerlässlich. Die Gewichtung der Zuschlagskriterien hingegen ist nur in der UVgO verankert, sollte jedoch vor dem Hintergrund des Transparenzgebotes auch bei Bauleistungen erfolgen.

Stand: 29.03.2017

Häufig gestellte Fragen zur Vergabeprüfung

Mit der am 18.04.2016 in Kraft getretenen Vergaberechtsreform sind die Vorschriften für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen oberhalb der EU-Schwellenwerte neu gefasst worden.
Die Vorschriften der §§ 97 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV) sind nun deutlich umfangreicher. Sie enthalten zahlreiche Regelungen, die sich bisher in der Rechtsprechung entwickelt haben, für die es aber bisher an klaren gesetzlichen Vorschriften fehlte. Die wesentlich ausführlichere Vergabeverordnung enthält vereinheitlichte Regelungen zum Verfahren bei der Auftrags-vergabe und ersetzt die bisherigen unterschiedlichen Vergabeordnungen (VOL/A Abschnitt 2 bzw. VOF). Nur für die Vergabe von Bauaufträgen gibt es in der neuen VOB/A Abschnitt 2 weiterhin spezielle Regelungen, die ergänzend zu §§ 97 ff. GWB und VgV gelten. Für die Vergabe von Konzessionen gilt die neu gefasste Konzessionsvergabeverordnung, auf die hier aber nicht näher eingegangen wird.

Inhaltlich sind folgende Neuerungen hervorzuheben:

  •  § 108 GWB regelt die bisher nur in der Rechtsprechung entwickelten Ausnahmen vom Vergaberecht bei Aufträgen zwischen mehreren öffentlichen Auftraggebern, und zwar die sog. „In-house-Geschäfte“ in den Absätzen 1 bis 5, die horizontale Zusammenarbeit in Absatz 6.
  • Der Vorrang des offenen Verfahrens gegenüber den anderen Verfahrensarten wird im Einklang mit dem EU-Recht gelockert: Bei der Vergabe von Aufträgen können die Auftraggeber zwischen offenem Verfahren und nicht offenem Verfahren – das stets einen Teilnahmewettbewerb erfordert – wählen (§ 119 Absatz 2 GWB). Die übrigen Verfahrens-arten (Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog und die neu eingeführte Innovationspartnerschaft) sind jedoch weiterhin nur zulässig, wenn die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen (siehe §§ 14 ff. VgV) vorliegen.
  • Hinsichtlich der Eignung der Bieter werden die zwingenden Ausschlussgründe (§ 123 GWB) und die fakultativen Ausschlussgründe (§ 124 GWB) ergänzt durch die in § 125 GWB geregelte Selbstreinigung, also Maßnahmen, durch die ein Bieter seine Integrität wiederherstellen und Ausschlussgründe kompensieren kann.
  • § 132 GWB enthält detaillierte Regelungen, unter welchen Voraussetzungen Änderungen eines bestehenden Auftrags während der Vertragslaufzeit zulässig sind oder ein neues Vergabeverfahren erfordern.
  • Für die Dokumentation des Vergabeverfahrens schreibt § 8 VgV ausführliche (Mindest-) Anforderungen vor. Diese Unterlagen sind auch Grundlage für eine Prüfung des Vergabeverfahrens im Zusammenhang mit der Gewährung von Fördermitteln durch die Investitionsbank Sachsen-Anhalt.
  • Die elektronische Kommunikation im Vergabeverfahren (sog. „e-Vergabe“) wird als Grundsatz in § 9 VgV neu eingeführt und in §§ 10 ff. VgV näher geregelt. Die Pflicht, grundsätzlich nur elektronische Mittel zu verwenden betrifft nur die Kommunikation zwischen öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen. Die internen Arbeitsabläufe beim öffentlichen Auftraggeber, die Dokumentation des Verfahrens und die Archivierung der Unterlagen bleiben hiervon unberührt.

Die neuen Regelungen gelten für Vergabeverfahren, die ab dem 18.04.2016 begonnen werden und deren Auftragswert den maßgeblichen EU-Schwellenwert erreicht oder übersteigt. Für Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte bleibt es zunächst bei den
bestehenden Vorschriften, insbesondere dem Landesvergabegesetz (LVG LSA) in Verbindung mit den Vergabeordnungen (VOL/A Abschnitt 1 bzw. VOB/A Abschnitt 1).

Die Leistungsbeschreibung wurde mit der Modernisierung des Vergaberechts zum Gesetz erhoben (vgl. § 121 GWB, § 31 VgV §§ 7 EU ff VOB 2016), wobei dies keine Auswirkungen auf das Leistungsbestimmungsrecht des Auftraggebers hat. Der öffentliche Aufraggeber bestimmt unverändert selbst, welche konkrete Leistung seinem Beschaffungsbedarf am besten entspricht.
Zweck der Erstellung einer Leistungsbeschreibung ist es, dass Angebote miteinander ver-glichen werden können. Sie ist den Vergabeunterlagen beizufügen (vgl. § 121 Abs. 1 und 3 GWB). 
Folgende Anforderungen liegen der Erstellung einer Leistungsbeschreibung zu Grunde:

  • eindeutig (Art der Leistung, Auftraggeber, Leistungszeitpunkt, Leistungsort),
  • erschöpfend (rechtliche und tatsächliche Rahmenbedingungen, besondere Anforderungen für energieverbrauchsrelevante Produkte etc.),
  • ohne ungewöhnliches Wagnis (gewöhnliche [z.B. Lohn-, Energiekosten], ungewöhnliche [z.B. freies Kündigungsrecht des Auftraggebers, fehlende Abnahmepflicht]) und
  • diskriminierungsfrei (produktneutral)

In diesem Zusammenhang ist die Frage zu beantworten, ob der zu vergebende Auftrag auf Grund der dargelegten Umstände, wie beispielsweise einer fehlenden wirtschaftlichen Bedeutung, für Wirtschaftsteilnehmer anderer Mitgliedstaaten überhaupt von Interesse ist.

Dies ist insbesondere vor dem Hintergrund von Bedeutung, dass sofern für den zu vergebenden Auftrag Binnenmarktrelevanz (eindeutiges grenzüberschreitendes Interesse) besteht, die Grundsätze gemäß § 97 GWB auch unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten.
Beispielsweise bedeutet dies, dass eine entsprechende Einstellung im eVergabe-Portal und damit eine europaweite Bekanntmachung erfolgen müssen.

Die Prüfung dieser Sachlage (und damit die Beantwortung der v.g. Frage) an Hand der nachfolgend aufgeführten Kriterien - auch wenn im Ergebnis eine Verneinung zur Vorlage eines grenzüberschreitenden Interesses erfolgt - muss Gegenstand der Vergabedokumentation sein. Beispielhaft sollte mindestens dokumentiert sein:

„Unter Berücksichtigung der Besonderheit der zu beschaffenen Leistung (kurze Erläuterung….) und dem Ort der Leistungserbringung (kurze Erläuterung …) in Verbindung mit der Höhe des geschätzten Auftragswertes von ……. EUR ist in diesem Einzelfall davon auszugehen, dass für die zu beauftragende Leistung keine / eine Binnenmarktrelevanz besteht.“

Grundlage der v.g. zusammenfassenden Dokumentation im Vergabevermerk ist die vom öffentlichen Auftraggeber für jeden Einzelfall vorzunehmende Prüfung und Dokumentation zu folgenden Kriterien:

  • Auftragsgegenstand 
    (Berücksichtigung der dem Auftragsgegenstand geschuldeten Vor-/Fachkenntnissen möglich),
  • geschätzter Auftragswert 
    (Faustregel: spätestens ab ca.10% des EU-Schwellenwerts besteht Binnenmarktrelevanz bzw. bei Bauleistungen 1%),
  • die Besonderheiten des betreffenden Sektors
    (Größe und Struktur des Marktes, wirtschaftliche Gepflogenheiten usw.),
  • die geografische Lage des Orts der Leistungserbringung
    (Abwägung Leistungsort - Grenznähe, Binnenland Sachsen-Anhalt),
  • die abschließende Bewertung
    (Beantwortung der Frage, ob der Auftrag für Wirtschaftsteilnehmer anderer Mitgliedstaaten von Interesse ist).

Hintergründe zu diesem Thema können aus der Rechtsprechung entnommen werden, wie
den Urteilen des Europäischen Gerichtshofes (vgl. EuGH, Urt. v. 16.4.2015 – Rs. C-278/14 -
Beschaffung von PCs im Wert von 58.000 €; EuGH, Urt. v. 20.05.2010 – T 258/06 –
Deutschland / Kommission; EuGH, Urt. vom 06.10.2016 – Rs. C-318/15), der Mitteilung der
Kommission zu Auslegungsfragen für die Vergabe öffentlicher Aufträge, Ziffer 1.3 (Amtsblatt
der EU [2006/C 179/02]) oder finden Sie zum Nachlesen auch unter beck-online, Deling:
Kriterien der „Binnenmarktrelevanz“ und ihre Konsequenzen unterhalb der Schwellenwerte
(NZBau 2011, 725).

Ab einem geschätzten Auftragswert von 30.000,00 EUR (netto) ist die Abfrage beim Gewerbezentralregister gem. § 19 MiLoG erforderlich, um das Vorliegen etwaiger Ausschlussgründe gemäß §§ 123 und 124 GWB zu prüfen. Weiterführende Hinweise hierzu finden Sie unter www.bundesjustizamt.de (Menüpunkt: Dienstleistungen für Gerichte und Behörden > Kommunikation mit den Registern > InFormJu >Unterpunkt: „Weitere Informationen“)

In der VOL/A Abschnitt 1 heißt es im § 3, dass Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 500,00 EUR (ohne Umsatzsteuer) unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden können (sog. Direktkauf).
Hierzu ist zu beachten, dass diese Ausnahme in der ANBest-P für Vergaben von Auftragswerten bis 100.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) nicht erwähnt ist.
Aus Sicht der Bewilligungsbehörde ist die nachfolgend beschriebene Dokumentation empfehlenswert, da gem. Erlass der EU-Verwaltungsbehörde zum Thema Vergabe bei EU-geförderten Projekten bestimmte Dokumentationen erwartet werden, um die Einhaltung der erwähnten Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nachvollziehen zu können:

  • der geschätzte Auftragswert beträgt: < 500,00 EUR (ohne Umsatzsteuer)
  • daher Direktverkauf gem. § 3 Abs. 6 VOL/A Abschnitt 1 zulässig
  • Beachtung der Haushaltsgrundsätze (Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit) erfolgte durch: 
    hier sollte kurz ausgeführt werden (Stichwörter), was gemacht wurde, z. B. Einholung eines Preisvergleiches (Preis lag bei:…), Anwendung der internen Beschaffungsordnung, Nutzung Sonderaktion etc.
  • Datum, Unterschrift des Auftraggebers

Die Entscheidung in welcher Form die Dokumentation erfolgen soll, obliegt Ihnen als Auftraggeber, beispielsweise

  • mittels Aktennotiz auf der Rechnung (handschriftlich, Aufkleber o.ä.), ggf. unter Beifügung vorhandener Unterlagen oder
  • separatem Beiblatt unter Beifügung vorhandener Unterlagen.

Im § 13 Abs. 1 Satz 2 VOL/A Abschnitt 1 heißt es: Auf dem Postweg oder direkt eingereichte Angebote unterschrieben sein; elektronisch übermittelte Angebote sind mit einer "fortgeschrittenen elektronischen Signatur" nach dem Signaturgesetz und den Anforderungen der Auftraggeber oder mit einer „qualifizierten elektronischen Signatur“ nach dem Signaturgesetz zu versehen; in den Fällen des § 3 Absatz 5 Buchstabe i genügt die „elektronische“ Signatur nach dem Signaturgesetz […].
In diesem Zusammenhang ist für uns wichtig, dass der elektronische Eingang der Angebote im Vergabevermerk dokumentiert ist, um nachvollziehen zu können, dass die Maßgabe gem. § 13 VOL erfüllt wurde.
Wenn eine "elektronische" Signatur genutzt wird, sollte im Vergabevermerk stehen, dass „die Angebote per E-Mail bzw. elektronisch am TT.MM.JJJJ eingegangen sind“.
Diese Dokumentation wird unsererseits bei der Vergabeprüfung akzeptiert und Nachfragen sind nicht notwendig. Es empfiehlt sich dringend, dass die E-Mail, mit der das Angebot übermittelt wurde, ausgedruckt und mit dem Angebot Bestandteil der Vergabedokumentation wird.
Hinweis: Katalogausdrucke/-abfragen sind keine Angebote im Sinne der VOL/A Abschnitt 1.

Bei der Prüfung von Auszahlungsanträgen erfolgt bei zahlreichen Förderprojekten u.a. die Prüfung von Dienstreisekosten. Dabei werden zum einen die Förderfähigkeit anhand der einzureichenden Belege und andererseits vergaberechtliche Aspekte überprüft.

Unter welchen Bedingungen unterliegt eine Dienstreise den vergaberechtlichen Anforderungen? Welche Dokumentationspflichten ergeben sich daraus?

Da die potenzielle Beschaffungsabsicht erst unmittelbar vor Reisebeginn entsteht, ist jede einzelne Dienstreise im Sinne eines Auftrages zu werten, wobei nicht für jede Leistung, die für die Durchführung einer Dienstreise bezogen werden soll, ein Markt existiert.

Insbesondere für Hotels und Flüge besteht ein Markt, der einen Wettbewerb ermöglicht. Somit muss den Vergabevorschriften entsprochen und ein Vergabeverfahren nach VOL/A durchgeführt werden. Das bedeutet, dass ein sog. Direktkauf ohne Durchführung eines formalen Vergabeverfahrens lediglich bis zu einem geschätzten Auftragswert in Höhe von 500,00 EUR (ohne Umsatzsteuer) möglich ist. Danach bedarf es grundsätzlich einer freihändigen Vergabe unter Einholung von drei verbindlichen Vergleichsangeboten, sofern nicht etwaige Ausnahmentatbestände eine Direktvergabe rechtfertigen. Dabei sind die damit verbundenen Dokumentationspflichten zu beachten. Zudem wäre damit der Nachweis erbracht, dass es sich um angemessene Reisekosten handelt (vgl. auch Anforderung gemäß § 4 Abs. 2 Bundesreisekostengesetz [BRKG] und Ziffer 7.1.3 BRKGVwV zu § 7 BRKG).

Zwar wird letztlich nur ein bestimmter Betrag gemäß BRKG erstattet wird. Jedoch rechtfertigt dies grundsätzlich nicht das Absehen von Preisvergleichen für Leistungen, die im Wettbewerb angeboten werden, da immer die Möglichkeit besteht, die Leistung zu einem niedrigeren - als dem erstattungsfähigen - Preis zu beziehen.

Welche Besonderheiten gelten, wenn das Bundesreisekostengesetz angewendet wird?

Öffentliche Auftraggeber im engeren Sinne (Gemeinden und Gemeindeverbände, Hochschulen), die als Dienstherr (vgl. § 2 Bundesbeamtengesetz) fungieren, sind gesetzlich verpflichtet, die Reisekostenabrechnung gemäß Bundesreisekostengesetz vorzunehmen. Durch die Einhaltung des BRKG bzw. da der öffentliche Auftraggeber gemäß Dienstherrenbefugnis handelt, wird unterstellt, dass die Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beachtet werden. Gleichzeit wird dem Ziel des Vergaberechts, den sparsamen Umgang mit Haushaltsmitteln zu fördern, indem öffentliche Aufträge zu den wirtschaftlich besten Konditionen auf Grundlage eines transparenten Verfahrens erteilt werden, entsprochen, obwohl kein Vergabeverfahren gemäß den Vorschriften der VOL durchführt wird.

Wie überprüft die Bewilligungsbehörde die Umsetzung der vergaberechtlichen Anforderung bei den Dienstreisekosten nach BRKG?

Die Prüfung zur Einhaltung der Vergabevorschriften für Dienstreisen bei öffentlichen Auftraggebern erfolgt anhand der Dokumentation der Dienstreiseabrechnung nach dem Bundesreisekostengesetz.
In der „Vergabeübersicht Mittelabruf – Übersicht über die im Rahmen des Fördervorhabens durchgeführten Auftragsvergaben“ sind die im Merkblatt zur Übersicht benannten Datenfelder von öffentlichen Auftraggebern, deren Dienstreisen nach dem BRKG abgerechnet werden, zu erfassen.
Ein gesonderter Ausweis von Flug- und Hotelkosten, Tagungs- und Teilnahmegebühren sowie aller übrigen Reisekosten ist in der „Vergabeübersicht zum Mittelabruf“ nicht erforderlich.

Gemäß Ziffer 4.2.1 BRKGVwV zu § 4 BRKG sind bei der Reisevorbereitung im Einzelfall besondere Ermäßigungen, z.B. durch frühzeitige Buchung, zu berücksichtigen. Da die Dienstreiseabrechnung dem Grunde nach die Dokumentation gemäß VOL/A ersetzt, sollten beispielsweise folgende Unterlagen Bestandteil der Dienstreisabrechnung sein:

  • erfolgte Preisvergleiche, insbesondere zu Flügen und Hotels (z.B. Bildschirmausdrucke zu Flugverbindungen und Preisen; Hotelliste)
  • bestehende Beauftragungen von Dienstleistern (z.B. Reisebüro), aus denen hervorgeht, dass dieser immer das wirtschaftlichste Angebot zur Buchung/Reservierung von Dienstreisen zu wählen hat. Eigene Preisvergleiche wären dann entbehrlich; Empfehlung: die den Buchungen zu Grunde liegenden Preisvergleiche sollten vom Dienstleister mit der Reservierung übermittelt werden

Sofern die Bewilligungsbehörde die Dienstreisekosten einer weitergehenden Prüfung unterzieht, z.B. einer s.g. Tiefenprüfung oder einer Vor-Ort-Überprüfung, sind diese Unterlagen vorzulegen. Sie dienen ebenfalls als Nachweis der Einhaltung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie der Angemessenheit der anerkannten Dienstreiseausgaben.

Was ist zu beachten, wenn das Bundesreisekostengesetz nicht angewendet wird?

Sofern keine Abrechnung nach dem BRKG erfolgt, sind die Bestimmungen der VOL/A, der ANBest-P sowie des Zuwendungsbescheides zu beachten.

Was ist bei der Ermittlung des geschätzten Auftragswertes von freiberuflichen Leistungen zu beachten?

Freiberufliche Leistungen sind grundsätzlich europaweit auszuschreiben, sofern der geschätzte Nettoauftragswert zum Zeitpunkt der Einleitung des Vergabeverfahrens den jeweils geltenden Schwellenwert netto erreicht oder überschreitet. Aufgrund der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) vom 12.04.2016, insbesondere unter Beachtung der aktuellen Rechtsprechung (OLG München, Beschl. vom 13.03.2017 – Verg 15/16), weisen wir zur Ermittlung des zu schätzenden Auftragswertes auf Folgendes hin:

Bei der Gewährung von EU-Fördermitteln ist zur Vermeidung eventueller Rückforderungen bei der Ermittlung der schwellenwertbezogenen Auftragswerte zu beachten, dass Planungsleistungen grundsätzlich zu addieren sind, wenn diese in einem wirtschaftlichen oder technischen Zusammenhang stehen, auch wenn diese unterschiedlichen Leistungsbildern nach der HOAI zuzuordnen sind (funktionale Betrachtungsweise). 
Wird bei dieser Zusammenrechnung der EU-Schwellenwert überschritten, ist in der Folge ein EU-weites Vergabeverfahren durchzuführen. Die Möglichkeit der losweisen Vergabe im Rahmen dieses Verfahrens bleibt davon unberührt. 
Der Auftragswert ist sorgfältig und aktuell vor Einleitung des Vergabeverfahrens zu schätzen. Diese Ermittlung ist zu dokumentieren und dem Vergabevermerk beizufügen. 

Ergänzend wird auf die weiterführenden Empfehlungen im veröffentlichten Praxisleitfaden „Zur Vergabe von Architektenleistungen“ von den Architekten- und Planerverbänden verwiesen. Bei Interesse kann der Vergabeleitfaden unter nachfolgendem Link abgerufen werden: 
https://www.bda-bund.de/2016/12/vergabe-von-architektenleistungen-praxisleitfaden-veroeffentlicht/

Stand: 03.03.2021

WAS IST ZU BEACHTEN?

Vorrübergehend: Erleichterungen bei der Auftragsvergabe 

Seit Januar gelten auf Grundlage der Auftragswerteverordnung des Landes vom 10.12.2020 (GVBl. LSA 2020, S. 724 vom 18.12.202) Erleichterungen im Vergaberecht:

  • Lieferungen & Dienstleistungen: Bis zu einem Auftragswert von 214.000 Euro (netto) ist eine beschränkte Ausschreibung mit und ohne Teilnahmewettbewerb sowie eine freihändige Vergabe zulässig.
  • Bauleistungen: Für Aufträge bis zu 5,35 Mio. Euro (netto) ist eine beschränkte Ausschreibung mit und ohne Teilnahmewettbewerb zulässig. Bis zu einem Auftragswert von 2,5 Mio. Euro (netto) kann die Vergabe freihändig erfolgen. Wichtig: Ab 10.000 Euro (netto) müssen min. drei Angebote eingeholt werden.
  • Aufträge bis zu 5.000 Euro (netto) können ohne Vergabeverfahren ausgelöst werden.

Die Erleichterungen gelten für Vergabeverfahren, die bis zum 31.12.2021 begonnen haben. Die Auftragserteilung kann somit auch später erfolgen. Davon profitieren auch Projekte, die über EFRE, ESF und ELER gefördert werden.

Bitte beachten Sie: 

  • Binnenmarktrelevanz: Bei beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und freihändigen Vergaben kann sich ein Konflikt mit den EU-Anforderungen bzgl. der Binnenmarktrelevanz ergeben. Für ausländische Bewerber kann es an einer hinreichenden Teilnahmemöglichkeit mangeln. Somit sollte unbedingt im Ergebnis der Prüfung die ggf. fehlende Binnenmarktrelevanz dokumentiert werden.
  • Auftragswert: Auftragswerte müssen unverändert nach § 3 Vergabeverordnung (VgV) gemäß § 1 Landesvergabegesetz (LVG LSA) geschätzt werden. Wichtig: Maßstab ist der voraussichtliche Gesamtwert der vorgesehenen Leistung, nicht der Auftragswert der jeweiligen Einzelleistung.
  • Dokumentation: Auch bei den freihändigen Vergaben müssen die einzelne Stufen und Maßnahmen sowie maßgebliche Festlegungen sowie Begründungen zu Entscheidungen nachvollziehbar sein. 
  • Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit: Bei Direktkäufen müssen keine Angebote abgefordert werden. Eine einfache Dokumentation, beispielsweise als Preisvergleich (Internetrecherche, Prospekte, Telefonate als Telefonvermerk), ist ausreichend, um die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nachzuweisen. 
WAS HEISST EIGENTLICH?

Was heißt eigentlich…? - Begriffe aus dem Vergabealltag

Unternehmen, welches den Auftrag bzw. Zuschlag erhalten hat. Vor Zuschlagserteilung wird das Unternehmen auch als Bieter bzw. Bewerber bezeichnet.

Sie liegt vor, wenn der zu vergebene Auftrag ein eindeutiges grenzüberschreitendes Interesse aufweist. Näheres hinsichtlich der Prüfung und Dokumentation im Vergabevermerk entnehmen Sie bitte den FAQ’s unter Punkt 3 – Was gilt es bei der Prüfung der Binnenmarktrelevanz zu beachten?

Unter de-facto-Vergabe wird die rechtswidrige Direktvergabe eines öffentlichen Auftrags ohne die Einhaltung eines Vergabeverfahrens verstanden. Ausgenommen hierbei sind die zulässigen s.g. Direktkäufe/Direktaufträge/ gem. § 3 Abs. 6 VOL/A bzw. § 14 UVgO. Informationen zur Dokumentation von zulässigen Direktvergaben entnehmen Sie bitte den FAQ’s unter Punkt 5 – Inwieweit sind Direktvergaben zu dokumentieren? 

Grundsätzlich gilt, dass Aufträge nur an geeignete Unternehmen zu erteilen sind. Unter Eignung ist die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters zu verstehen. Zum Nachweis dessen legt der Bieter Erklärungen und Nachweise vor, anhand derer die Eignung zu prüfen ist. Bei ausschreibungspflichtigen Vergabeverfahren (Bekanntmachung vorgesehen) sind die zur Beurteilung der Eignung erforderlichen Erklärungen und Nachweise zwingend in der Bekanntmachung bekannt zu geben und eine Beurteilung der Bieter hat dabei ausschließlich nach diesen Kriterien und abgeforderten Nachweisen zu erfolgen.
WICHTIG: Die Eignungskriterien sind nicht zu verwechseln mit den Zuschlagskriterien. Hierbei ist das Verbot der Vermischung von Eignungs- und Zuschlagskriterien zu beachten.

Der Eröffnungstermin beschreibt den Termin der Angebotsöffnung (ehemals: Submission), an dem die bis dato unter Verschluss gehaltenen Angebote geöffnet werden. Bei Ausschreibungen auf Grundlage der VOB 2016 sind Bieter bei der Öffnung schriftlicher Angebote zugelassen, bei elektronischen Angeboten und Ausschreibungen auf Grundlage der VOL bzw. UVgO nicht.

Dieser Begriff bezeichnet die Veröffentlichungspflicht von vergebenen Aufträgen. Im nationalen Bereich besteht diese Verpflichtung bei beschränkten Ausschreibungen und freihändigen Vergaben, deren Auftragswerte 25.000 EUR bzw. 15.000 EUR überschreiten. Bei europaweiten Verfahren informiert der Auftraggeber spätestens 48 Kalendertage nach Auftragserteilung über den vergebenen Auftrag.

Der voraussichtliche Auftragswert für die zu vergebende Leistung bestimmt sich nach den Regelungen des § 3 VgV. Dabei ist stets von dem voraussichtlichen Gesamtwert für die vorgesehene Leistung unter Berücksichtigung aller etwaiger Optionen oder Vertragsverlängerungen auszugehen. Dem Schätzwert ist dabei stets der Nettowert zugrunde zu legen. Dieser ist zeitnah zu Beginn des Vergabeverfahrens zu ermitteln, da er die wesentliche Entscheidungsgrundlage für die Wahl des Vergabeverfahrens darstellt. Dabei ist von dem Wert auszugehen, den ein umsichtiger und sachkundiger öffentlicher Auftraggeber nach sorgfältiger Prüfung des relevanten Marktsegments veranschlagen würde. Eine sorgfältige Schätzung ist insbesondere geboten, wenn Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass der Auftragswert dem maßgeblichen Schwellenwert nahekommt (vgl. OLG Karlsruhe vom 16.12.2009 – 15 Verg 5/0).

In der Leistungsbeschreibung wird der Beschaffungsgegenstand (Merkmale und Eigenschaften) eindeutig und erschöpfend beschrieben. Dabei ist insbesondere der Grundsatz der Produktneutralität zu beachten. Die Leistungsbeschreibung ist Bestandteil eines jeden Vergabeverfahrens – auch der freihändigen Vergabe. Weitere Informationen finden Sie unter Punkt 2 der FAQ’s – Worauf ist bei der Erstellung einer Leistungsbeschreibung zu achten?

Aufträge sind zum Schutz mittelständischer Unternehmen nicht in ihrer Gesamtheit zu vergeben, sondern sollen in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art und Fachgebiet (Fachlose) vergeben werden.

Rahmenverträge oder Rahmenvereinbarungen sind Vereinbarungen, die zwischen einem oder mehreren Auftraggebern und einem oder mehreren Unternehmen geschlossen werden. Diese dienen dazu, die Bedingungen für öffentliche Aufträge, die während eines bestimmten Zeitraums vergeben werden sollen, festzulegen. Die maximale Laufzeit beträgt 4 Jahre.

Der Schwellenwert bezeichnet einen Wert ab dessen Erreichung der Auftrag dem europaweiten Wettbewerb zugeführt werden muss. Oberhalb dieser Schwellenwerte findet das s.g. Kartellvergaberecht (VgV, GWB, VOL/A 2.Abschnitt) Anwendung. Der Schwellenwert für Bauaufträge beträgt derzeit 5.225.000 Euro und für Liefer- und Dienstleistungsaufträge 209.000 Euro. Maßgeblich ist hierbei die Ermittlung des geschätzten Gesamtauftragswertes gemäß § 3 VgV. Eine Anpassung der Schwellenwerte erfolgt regelmäßig alle zwei Jahre.

Amtsblatt der Europäischen Union, welches über Auftragsbekanntmachungen oberhalb der Schwellenwerte informiert.

Die UVgO wird für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten und die VOL/A ersetzen. WICHTIG: Die UVgO trat nicht bereits mit der Bekanntmachung vom 07. Februar 2017 im Bundesanzeiger in Kraft. Sie muss erst rechtsverbindlich mit einem s.g. Einführungserlass in Kraft gesetzt werden.

Im Vergabevermerk sind alle Stufen des Vergabeverfahrens (getroffene Entscheidungen, Begründungen usw.) in Textform zu dokumentieren (vgl. auch § 8 VgV, § 6 UVgO, § 20 VOL/A); ggf. ergänzt um die in § 20 VOB/A aufgeführten Mindestvorgaben.

Die Verhandlungsvergabe ist eine neue Begrifflichkeit im Unterschwellenbereich der UVgO für die freihändige Vergabe.

Wertgrenzen bezeichnen Auftragswerte, innerhalb denen ein Auftrag im Rahmen von nationalen Vergabeverfahren vergeben werden darf. Maßgeblich ist der geschätzte Nettoauftragswert. Die Wertgrenzen für die Wahl der Vergabeart (öffentliche Ausschreibung, beschränkte Ausschreibung und freihändige Vergabe/Verhandlungsvergabe) werden in der UVgO, der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) sowie einzelnen Runderlassen und ggf. den Landesvergabegesetzen der jeweiligen Bundesländer geregelt.

Der Zuschlag stellt die Annahme des Angebotes dar. Mit der Zuschlagserteilung endet das Vergabeverfahren formal.

Die Zuschlagsfrist wird in der VOL auch als Bindefrist bezeichnet. Die Frist beschreibt den Zeitraum, in dem der Bieter an sein Angebot gebunden ist. Die Bindefrist beginnt mit dem Eröffnungstermin (Ende Angebotsfrist) und endet mit dem Ende der Zuschlagsfrist, sodass diese Begrifflichkeiten gleichzusetzen sind. Sofern bei Vergabeverfahren auf Grundlage der VOB/A von der angemessenen Bindefrist, welche im Regelfall 30 Kalendertage nicht überschreiten soll, abgewichen wird, sind die Gründe hierfür im Vergabevermerk zu dokumentieren. Eine angemessene Verlängerung dieser Frist ist nur im Einvernehmen mit den am Verfahren beteiligten Bietern/Bewerbern möglich.

Anhand von Zuschlagskriterien entscheidet der Auftraggeber, welcher Bieter den Zuschlag enthält, d.h. sie sind maßgeblich für die Erteilung des Auftrags. Bei europaweiten Vergabeverfahren sind die Zuschlagskriterien nebst deren Gewichtung in der Auftragsbekanntmachung oder spätestens in den Vergabeunterlagen anzugeben. Bei nationalen Verfahren ist die Bekanntmachung der Zuschlagskriterien ebenso unerlässlich. Die Gewichtung der Zuschlagskriterien hingegen ist nur in der UVgO verankert, sollte jedoch vor dem Hintergrund des Transparenzgebotes auch bei Bauleistungen erfolgen.

Stand: 29.03.2017

FAQ

Häufig gestellte Fragen zur Vergabeprüfung

Mit der am 18.04.2016 in Kraft getretenen Vergaberechtsreform sind die Vorschriften für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen oberhalb der EU-Schwellenwerte neu gefasst worden.
Die Vorschriften der §§ 97 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV) sind nun deutlich umfangreicher. Sie enthalten zahlreiche Regelungen, die sich bisher in der Rechtsprechung entwickelt haben, für die es aber bisher an klaren gesetzlichen Vorschriften fehlte. Die wesentlich ausführlichere Vergabeverordnung enthält vereinheitlichte Regelungen zum Verfahren bei der Auftrags-vergabe und ersetzt die bisherigen unterschiedlichen Vergabeordnungen (VOL/A Abschnitt 2 bzw. VOF). Nur für die Vergabe von Bauaufträgen gibt es in der neuen VOB/A Abschnitt 2 weiterhin spezielle Regelungen, die ergänzend zu §§ 97 ff. GWB und VgV gelten. Für die Vergabe von Konzessionen gilt die neu gefasste Konzessionsvergabeverordnung, auf die hier aber nicht näher eingegangen wird.

Inhaltlich sind folgende Neuerungen hervorzuheben:

  •  § 108 GWB regelt die bisher nur in der Rechtsprechung entwickelten Ausnahmen vom Vergaberecht bei Aufträgen zwischen mehreren öffentlichen Auftraggebern, und zwar die sog. „In-house-Geschäfte“ in den Absätzen 1 bis 5, die horizontale Zusammenarbeit in Absatz 6.
  • Der Vorrang des offenen Verfahrens gegenüber den anderen Verfahrensarten wird im Einklang mit dem EU-Recht gelockert: Bei der Vergabe von Aufträgen können die Auftraggeber zwischen offenem Verfahren und nicht offenem Verfahren – das stets einen Teilnahmewettbewerb erfordert – wählen (§ 119 Absatz 2 GWB). Die übrigen Verfahrens-arten (Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog und die neu eingeführte Innovationspartnerschaft) sind jedoch weiterhin nur zulässig, wenn die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen (siehe §§ 14 ff. VgV) vorliegen.
  • Hinsichtlich der Eignung der Bieter werden die zwingenden Ausschlussgründe (§ 123 GWB) und die fakultativen Ausschlussgründe (§ 124 GWB) ergänzt durch die in § 125 GWB geregelte Selbstreinigung, also Maßnahmen, durch die ein Bieter seine Integrität wiederherstellen und Ausschlussgründe kompensieren kann.
  • § 132 GWB enthält detaillierte Regelungen, unter welchen Voraussetzungen Änderungen eines bestehenden Auftrags während der Vertragslaufzeit zulässig sind oder ein neues Vergabeverfahren erfordern.
  • Für die Dokumentation des Vergabeverfahrens schreibt § 8 VgV ausführliche (Mindest-) Anforderungen vor. Diese Unterlagen sind auch Grundlage für eine Prüfung des Vergabeverfahrens im Zusammenhang mit der Gewährung von Fördermitteln durch die Investitionsbank Sachsen-Anhalt.
  • Die elektronische Kommunikation im Vergabeverfahren (sog. „e-Vergabe“) wird als Grundsatz in § 9 VgV neu eingeführt und in §§ 10 ff. VgV näher geregelt. Die Pflicht, grundsätzlich nur elektronische Mittel zu verwenden betrifft nur die Kommunikation zwischen öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen. Die internen Arbeitsabläufe beim öffentlichen Auftraggeber, die Dokumentation des Verfahrens und die Archivierung der Unterlagen bleiben hiervon unberührt.

Die neuen Regelungen gelten für Vergabeverfahren, die ab dem 18.04.2016 begonnen werden und deren Auftragswert den maßgeblichen EU-Schwellenwert erreicht oder übersteigt. Für Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte bleibt es zunächst bei den
bestehenden Vorschriften, insbesondere dem Landesvergabegesetz (LVG LSA) in Verbindung mit den Vergabeordnungen (VOL/A Abschnitt 1 bzw. VOB/A Abschnitt 1).

Die Leistungsbeschreibung wurde mit der Modernisierung des Vergaberechts zum Gesetz erhoben (vgl. § 121 GWB, § 31 VgV §§ 7 EU ff VOB 2016), wobei dies keine Auswirkungen auf das Leistungsbestimmungsrecht des Auftraggebers hat. Der öffentliche Aufraggeber bestimmt unverändert selbst, welche konkrete Leistung seinem Beschaffungsbedarf am besten entspricht.
Zweck der Erstellung einer Leistungsbeschreibung ist es, dass Angebote miteinander ver-glichen werden können. Sie ist den Vergabeunterlagen beizufügen (vgl. § 121 Abs. 1 und 3 GWB). 
Folgende Anforderungen liegen der Erstellung einer Leistungsbeschreibung zu Grunde:

  • eindeutig (Art der Leistung, Auftraggeber, Leistungszeitpunkt, Leistungsort),
  • erschöpfend (rechtliche und tatsächliche Rahmenbedingungen, besondere Anforderungen für energieverbrauchsrelevante Produkte etc.),
  • ohne ungewöhnliches Wagnis (gewöhnliche [z.B. Lohn-, Energiekosten], ungewöhnliche [z.B. freies Kündigungsrecht des Auftraggebers, fehlende Abnahmepflicht]) und
  • diskriminierungsfrei (produktneutral)

In diesem Zusammenhang ist die Frage zu beantworten, ob der zu vergebende Auftrag auf Grund der dargelegten Umstände, wie beispielsweise einer fehlenden wirtschaftlichen Bedeutung, für Wirtschaftsteilnehmer anderer Mitgliedstaaten überhaupt von Interesse ist.

Dies ist insbesondere vor dem Hintergrund von Bedeutung, dass sofern für den zu vergebenden Auftrag Binnenmarktrelevanz (eindeutiges grenzüberschreitendes Interesse) besteht, die Grundsätze gemäß § 97 GWB auch unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten.
Beispielsweise bedeutet dies, dass eine entsprechende Einstellung im eVergabe-Portal und damit eine europaweite Bekanntmachung erfolgen müssen.

Die Prüfung dieser Sachlage (und damit die Beantwortung der v.g. Frage) an Hand der nachfolgend aufgeführten Kriterien - auch wenn im Ergebnis eine Verneinung zur Vorlage eines grenzüberschreitenden Interesses erfolgt - muss Gegenstand der Vergabedokumentation sein. Beispielhaft sollte mindestens dokumentiert sein:

„Unter Berücksichtigung der Besonderheit der zu beschaffenen Leistung (kurze Erläuterung….) und dem Ort der Leistungserbringung (kurze Erläuterung …) in Verbindung mit der Höhe des geschätzten Auftragswertes von ……. EUR ist in diesem Einzelfall davon auszugehen, dass für die zu beauftragende Leistung keine / eine Binnenmarktrelevanz besteht.“

Grundlage der v.g. zusammenfassenden Dokumentation im Vergabevermerk ist die vom öffentlichen Auftraggeber für jeden Einzelfall vorzunehmende Prüfung und Dokumentation zu folgenden Kriterien:

  • Auftragsgegenstand 
    (Berücksichtigung der dem Auftragsgegenstand geschuldeten Vor-/Fachkenntnissen möglich),
  • geschätzter Auftragswert 
    (Faustregel: spätestens ab ca.10% des EU-Schwellenwerts besteht Binnenmarktrelevanz bzw. bei Bauleistungen 1%),
  • die Besonderheiten des betreffenden Sektors
    (Größe und Struktur des Marktes, wirtschaftliche Gepflogenheiten usw.),
  • die geografische Lage des Orts der Leistungserbringung
    (Abwägung Leistungsort - Grenznähe, Binnenland Sachsen-Anhalt),
  • die abschließende Bewertung
    (Beantwortung der Frage, ob der Auftrag für Wirtschaftsteilnehmer anderer Mitgliedstaaten von Interesse ist).

Hintergründe zu diesem Thema können aus der Rechtsprechung entnommen werden, wie
den Urteilen des Europäischen Gerichtshofes (vgl. EuGH, Urt. v. 16.4.2015 – Rs. C-278/14 -
Beschaffung von PCs im Wert von 58.000 €; EuGH, Urt. v. 20.05.2010 – T 258/06 –
Deutschland / Kommission; EuGH, Urt. vom 06.10.2016 – Rs. C-318/15), der Mitteilung der
Kommission zu Auslegungsfragen für die Vergabe öffentlicher Aufträge, Ziffer 1.3 (Amtsblatt
der EU [2006/C 179/02]) oder finden Sie zum Nachlesen auch unter beck-online, Deling:
Kriterien der „Binnenmarktrelevanz“ und ihre Konsequenzen unterhalb der Schwellenwerte
(NZBau 2011, 725).

Ab einem geschätzten Auftragswert von 30.000,00 EUR (netto) ist die Abfrage beim Gewerbezentralregister gem. § 19 MiLoG erforderlich, um das Vorliegen etwaiger Ausschlussgründe gemäß §§ 123 und 124 GWB zu prüfen. Weiterführende Hinweise hierzu finden Sie unter www.bundesjustizamt.de (Menüpunkt: Dienstleistungen für Gerichte und Behörden > Kommunikation mit den Registern > InFormJu >Unterpunkt: „Weitere Informationen“)

In der VOL/A Abschnitt 1 heißt es im § 3, dass Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 500,00 EUR (ohne Umsatzsteuer) unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden können (sog. Direktkauf).
Hierzu ist zu beachten, dass diese Ausnahme in der ANBest-P für Vergaben von Auftragswerten bis 100.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) nicht erwähnt ist.
Aus Sicht der Bewilligungsbehörde ist die nachfolgend beschriebene Dokumentation empfehlenswert, da gem. Erlass der EU-Verwaltungsbehörde zum Thema Vergabe bei EU-geförderten Projekten bestimmte Dokumentationen erwartet werden, um die Einhaltung der erwähnten Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nachvollziehen zu können:

  • der geschätzte Auftragswert beträgt: < 500,00 EUR (ohne Umsatzsteuer)
  • daher Direktverkauf gem. § 3 Abs. 6 VOL/A Abschnitt 1 zulässig
  • Beachtung der Haushaltsgrundsätze (Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit) erfolgte durch: 
    hier sollte kurz ausgeführt werden (Stichwörter), was gemacht wurde, z. B. Einholung eines Preisvergleiches (Preis lag bei:…), Anwendung der internen Beschaffungsordnung, Nutzung Sonderaktion etc.
  • Datum, Unterschrift des Auftraggebers

Die Entscheidung in welcher Form die Dokumentation erfolgen soll, obliegt Ihnen als Auftraggeber, beispielsweise

  • mittels Aktennotiz auf der Rechnung (handschriftlich, Aufkleber o.ä.), ggf. unter Beifügung vorhandener Unterlagen oder
  • separatem Beiblatt unter Beifügung vorhandener Unterlagen.

Im § 13 Abs. 1 Satz 2 VOL/A Abschnitt 1 heißt es: Auf dem Postweg oder direkt eingereichte Angebote unterschrieben sein; elektronisch übermittelte Angebote sind mit einer "fortgeschrittenen elektronischen Signatur" nach dem Signaturgesetz und den Anforderungen der Auftraggeber oder mit einer „qualifizierten elektronischen Signatur“ nach dem Signaturgesetz zu versehen; in den Fällen des § 3 Absatz 5 Buchstabe i genügt die „elektronische“ Signatur nach dem Signaturgesetz […].
In diesem Zusammenhang ist für uns wichtig, dass der elektronische Eingang der Angebote im Vergabevermerk dokumentiert ist, um nachvollziehen zu können, dass die Maßgabe gem. § 13 VOL erfüllt wurde.
Wenn eine "elektronische" Signatur genutzt wird, sollte im Vergabevermerk stehen, dass „die Angebote per E-Mail bzw. elektronisch am TT.MM.JJJJ eingegangen sind“.
Diese Dokumentation wird unsererseits bei der Vergabeprüfung akzeptiert und Nachfragen sind nicht notwendig. Es empfiehlt sich dringend, dass die E-Mail, mit der das Angebot übermittelt wurde, ausgedruckt und mit dem Angebot Bestandteil der Vergabedokumentation wird.
Hinweis: Katalogausdrucke/-abfragen sind keine Angebote im Sinne der VOL/A Abschnitt 1.

Bei der Prüfung von Auszahlungsanträgen erfolgt bei zahlreichen Förderprojekten u.a. die Prüfung von Dienstreisekosten. Dabei werden zum einen die Förderfähigkeit anhand der einzureichenden Belege und andererseits vergaberechtliche Aspekte überprüft.

Unter welchen Bedingungen unterliegt eine Dienstreise den vergaberechtlichen Anforderungen? Welche Dokumentationspflichten ergeben sich daraus?

Da die potenzielle Beschaffungsabsicht erst unmittelbar vor Reisebeginn entsteht, ist jede einzelne Dienstreise im Sinne eines Auftrages zu werten, wobei nicht für jede Leistung, die für die Durchführung einer Dienstreise bezogen werden soll, ein Markt existiert.

Insbesondere für Hotels und Flüge besteht ein Markt, der einen Wettbewerb ermöglicht. Somit muss den Vergabevorschriften entsprochen und ein Vergabeverfahren nach VOL/A durchgeführt werden. Das bedeutet, dass ein sog. Direktkauf ohne Durchführung eines formalen Vergabeverfahrens lediglich bis zu einem geschätzten Auftragswert in Höhe von 500,00 EUR (ohne Umsatzsteuer) möglich ist. Danach bedarf es grundsätzlich einer freihändigen Vergabe unter Einholung von drei verbindlichen Vergleichsangeboten, sofern nicht etwaige Ausnahmentatbestände eine Direktvergabe rechtfertigen. Dabei sind die damit verbundenen Dokumentationspflichten zu beachten. Zudem wäre damit der Nachweis erbracht, dass es sich um angemessene Reisekosten handelt (vgl. auch Anforderung gemäß § 4 Abs. 2 Bundesreisekostengesetz [BRKG] und Ziffer 7.1.3 BRKGVwV zu § 7 BRKG).

Zwar wird letztlich nur ein bestimmter Betrag gemäß BRKG erstattet wird. Jedoch rechtfertigt dies grundsätzlich nicht das Absehen von Preisvergleichen für Leistungen, die im Wettbewerb angeboten werden, da immer die Möglichkeit besteht, die Leistung zu einem niedrigeren - als dem erstattungsfähigen - Preis zu beziehen.

Welche Besonderheiten gelten, wenn das Bundesreisekostengesetz angewendet wird?

Öffentliche Auftraggeber im engeren Sinne (Gemeinden und Gemeindeverbände, Hochschulen), die als Dienstherr (vgl. § 2 Bundesbeamtengesetz) fungieren, sind gesetzlich verpflichtet, die Reisekostenabrechnung gemäß Bundesreisekostengesetz vorzunehmen. Durch die Einhaltung des BRKG bzw. da der öffentliche Auftraggeber gemäß Dienstherrenbefugnis handelt, wird unterstellt, dass die Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beachtet werden. Gleichzeit wird dem Ziel des Vergaberechts, den sparsamen Umgang mit Haushaltsmitteln zu fördern, indem öffentliche Aufträge zu den wirtschaftlich besten Konditionen auf Grundlage eines transparenten Verfahrens erteilt werden, entsprochen, obwohl kein Vergabeverfahren gemäß den Vorschriften der VOL durchführt wird.

Wie überprüft die Bewilligungsbehörde die Umsetzung der vergaberechtlichen Anforderung bei den Dienstreisekosten nach BRKG?

Die Prüfung zur Einhaltung der Vergabevorschriften für Dienstreisen bei öffentlichen Auftraggebern erfolgt anhand der Dokumentation der Dienstreiseabrechnung nach dem Bundesreisekostengesetz.
In der „Vergabeübersicht Mittelabruf – Übersicht über die im Rahmen des Fördervorhabens durchgeführten Auftragsvergaben“ sind die im Merkblatt zur Übersicht benannten Datenfelder von öffentlichen Auftraggebern, deren Dienstreisen nach dem BRKG abgerechnet werden, zu erfassen.
Ein gesonderter Ausweis von Flug- und Hotelkosten, Tagungs- und Teilnahmegebühren sowie aller übrigen Reisekosten ist in der „Vergabeübersicht zum Mittelabruf“ nicht erforderlich.

Gemäß Ziffer 4.2.1 BRKGVwV zu § 4 BRKG sind bei der Reisevorbereitung im Einzelfall besondere Ermäßigungen, z.B. durch frühzeitige Buchung, zu berücksichtigen. Da die Dienstreiseabrechnung dem Grunde nach die Dokumentation gemäß VOL/A ersetzt, sollten beispielsweise folgende Unterlagen Bestandteil der Dienstreisabrechnung sein:

  • erfolgte Preisvergleiche, insbesondere zu Flügen und Hotels (z.B. Bildschirmausdrucke zu Flugverbindungen und Preisen; Hotelliste)
  • bestehende Beauftragungen von Dienstleistern (z.B. Reisebüro), aus denen hervorgeht, dass dieser immer das wirtschaftlichste Angebot zur Buchung/Reservierung von Dienstreisen zu wählen hat. Eigene Preisvergleiche wären dann entbehrlich; Empfehlung: die den Buchungen zu Grunde liegenden Preisvergleiche sollten vom Dienstleister mit der Reservierung übermittelt werden

Sofern die Bewilligungsbehörde die Dienstreisekosten einer weitergehenden Prüfung unterzieht, z.B. einer s.g. Tiefenprüfung oder einer Vor-Ort-Überprüfung, sind diese Unterlagen vorzulegen. Sie dienen ebenfalls als Nachweis der Einhaltung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie der Angemessenheit der anerkannten Dienstreiseausgaben.

Was ist zu beachten, wenn das Bundesreisekostengesetz nicht angewendet wird?

Sofern keine Abrechnung nach dem BRKG erfolgt, sind die Bestimmungen der VOL/A, der ANBest-P sowie des Zuwendungsbescheides zu beachten.

Was ist bei der Ermittlung des geschätzten Auftragswertes von freiberuflichen Leistungen zu beachten?

Freiberufliche Leistungen sind grundsätzlich europaweit auszuschreiben, sofern der geschätzte Nettoauftragswert zum Zeitpunkt der Einleitung des Vergabeverfahrens den jeweils geltenden Schwellenwert netto erreicht oder überschreitet. Aufgrund der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) vom 12.04.2016, insbesondere unter Beachtung der aktuellen Rechtsprechung (OLG München, Beschl. vom 13.03.2017 – Verg 15/16), weisen wir zur Ermittlung des zu schätzenden Auftragswertes auf Folgendes hin:

Bei der Gewährung von EU-Fördermitteln ist zur Vermeidung eventueller Rückforderungen bei der Ermittlung der schwellenwertbezogenen Auftragswerte zu beachten, dass Planungsleistungen grundsätzlich zu addieren sind, wenn diese in einem wirtschaftlichen oder technischen Zusammenhang stehen, auch wenn diese unterschiedlichen Leistungsbildern nach der HOAI zuzuordnen sind (funktionale Betrachtungsweise). 
Wird bei dieser Zusammenrechnung der EU-Schwellenwert überschritten, ist in der Folge ein EU-weites Vergabeverfahren durchzuführen. Die Möglichkeit der losweisen Vergabe im Rahmen dieses Verfahrens bleibt davon unberührt. 
Der Auftragswert ist sorgfältig und aktuell vor Einleitung des Vergabeverfahrens zu schätzen. Diese Ermittlung ist zu dokumentieren und dem Vergabevermerk beizufügen. 

Ergänzend wird auf die weiterführenden Empfehlungen im veröffentlichten Praxisleitfaden „Zur Vergabe von Architektenleistungen“ von den Architekten- und Planerverbänden verwiesen. Bei Interesse kann der Vergabeleitfaden unter nachfolgendem Link abgerufen werden: 
https://www.bda-bund.de/2016/12/vergabe-von-architektenleistungen-praxisleitfaden-veroeffentlicht/

Stand: 03.03.2021

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