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Vergabeprüfung für nicht öffentliche Auftraggeber

Wer Fördermittel nutzt, muss hierfür Dienstleister nach wirtschaftlichen und wettbewerblichen Gesichtspunkten auswählen. Auch nicht öffentliche Auftraggeber sind bei der Vergabe von Bau-, Dienst- oder freiberuflichen Leistungen an das Vergaberecht gebunden. Die Vergabe wird von der Investitionsbank Sachsen-Anhalt (IB) geprüft. 

Eine rechtssichere Handhabung ist mitunter nicht einfach. Hier unterstützt die IB und gibt Hinweise zu Prüfanforderungen, um häufig vorkommende Verfahrensfehler und Sanktionen zu vermeiden. Wichtig: Jede Vergabe muss dokumentiert werden. Beachten Sie dabei auch die Informationen im Downloadbereich.

Gern stehen wir Ihnen als Ansprechpartner im Rahmen der Bewilligung, der Mittelauszahlung bzw. Verwendungsnachweisprüfung für weitere Fragen zur Verfügung.

Vorrübergehend: Erleichterungen bei der Auftragsvergabe

Wer Fördermittel nutzt, muss hierfür Dienstleister nach wirtschaftlichen und wettbewerblichen Gesichtspunkten auswählen. Die Vergabe muss dokumentiert werden und wird von der Investitionsbank Sachsen-Anhalt (IB) geprüft. Sofern Sie Aufträge über 100 TEUR (ohne Umsatzsteuer) vergeben und die zuwendungsfähigen Ausgaben zu insgesamt mehr als 50 % durch  Zuwendungen der öffentlichen Hand gefördert werden, sind die Vergabevorschriften der VOL/A, Abschnitt 1, und VOB/A einzuhalten. 

Seit Januar gelten dabei folgende Erleichterungen:

  • Lieferungen & Dienstleistungen: Bis zu einem Auftragswert von 214.000 Euro (netto) ist eine beschränkte Ausschreibung mit und ohne Teilnahmewettbewerb sowie eine freihändige Vergabe zulässig.
  • Bauleistungen: Für Aufträge bis zu 5,35 Mio. Euro (netto) ist eine beschränkte Ausschreibung mit und ohne Teilnahmewettbewerb zulässig. Bis zu einem Auftragswert von 2,5 Mio. Euro (netto) kann die Vergabe freihändig erfolgen.

Die Erleichterungen gelten für Vergabeverfahren, die bis zum 31.12.2021 begonnen haben. Die Auftragserteilung kann somit auch später erfolgen. Davon profitieren auch Projekte, die über EFRE, ESF und ELER gefördert werden.

Bitte beachten Sie: 

  • Dokumentation: Falls bei der freihändigen Vergabe auf die Abforderung von Vergleichsangeboten verzichtet wird, muss dieses begründet werden. An der Anforderung, entsprechende Vergleichsangebote von geeigneten Unternehmen abzufordern und das Vergabeverfahren zeitnah zu dokumentieren, gibt es keine Änderungen. Einzelne Stufen und Maßnahmen sowie maßgebliche Festlegungen sowie Begründungen zu Entscheidungen müssen nachvollziehbar sein.

SIE BEANTRAGEN EINE FÖRDERUNG – WAS MÜSSEN SIE BEI DER VERGABE VON LEISTUNGEN BEACHTEN?

Es gelten die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest). 

Sie sind verpflichtet: für Aufträge mit einem geschätzten Auftragswert ab 5.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) mindestens drei geeignete leistungsfähige Anbieter zur Angebotsabgabe auffordern

oder

für Aufträge mit einem geschätzten Auftragswert ab 100.000 Euro und bei einer überwiegenden Zuwendung die Vergabe nach der Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) bzw. nach der Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) durchführen.

Sie müssen drei Angebote anfordern!

Gemäß der Bedarfsermittlung wird der Markt erkundet. Die Markrecherche und deren Quelle ist zu dokumentieren (z.B. Internetausdruck).
Die benötigte Leistung wird abschließend beschrieben und der Auftragswert wird geschätzt. Die Berechnung dieses Auftragswertes
wird ebenfalls niedergeschrieben.

Es wird eine schriftliche Angebotsanforderung erstellt, die gleichlautend an mindestens drei Anbieter versandt wird. Somit wird gewährleistet, dass die Angebote vergleichbar sind.

Die eingehenden Angebote, aber auch ablehnende Antworten sind aufzubewahren. Diese Unterlagen und Angaben sind vor der Auswahlentscheidung und Bezuschlagung zu erstellen und entsprechend zu datieren. Alle Daten der Auftragswertschätzung und der Angebotsanforderungen bzw. der Angebote sind in das IB-Formular „Vermerk über die Erteilung eines Auftrags“ einzutragen.

Anhand dieses Formulars wird außerdem die Bewertung der vorliegenden Angebote vorgenommen und die Auswahl zum bezuschlagten Bieter begründet.

Es muss das wirtschaftlichste Angebot bezuschlagt werden!

Wenn das wirtschaftlichste Angebot nicht das preislich günstigste Angebot ist, muss dies begründet sein. Hierzu sind im „Vermerk über die Erteilung eines Auftrags“ verschiedene Bewertungskriterien (z. B. Qualität, Wartung, Funktionalität) zur Dokumentation einzutragen. Ergänzende Erläuterungen zu weiteren Bewertungskriterien sind möglich.

Grundsätzlich sind immer mindestens drei Angebote anzufordern.

Nur in Ausnahmefällen kann in Anlehnung an die VOL/A, Abschnitt 1, § 3 Absatz 5, auf s. g. Ausnahmetatbestände zurückgegriffen werden.
Wenn weniger als drei Angebote angefordert werden, ist dies daher ausführlich und nachweislich zu begründen, z. B. „für die Leistung kommt aus besonderen Gründen nur ein Unternehmen in Betracht“

Jedoch müssen diese Sachverhalte sehr restriktiv behandelt werden, so dass mit einer Kürzung des Zuschusses zu rechnen ist, wenn nachweislich keine objektiven Gründe für das Absehen von der Anforderung von drei Angeboten vorliegen.

Es ist ein förmliches Vergabeverfahren (öffentliche Ausschreibung) erforderlich.
Sofern davon abgesehen wird, ist die Anwendung einer anderen Vergabeart (beschränkte oder freihändige Vergabe) zu begründen.
Sofern sich auf Ausnahmetatbestände gem. der VOL/A, Abschnitt 1, § 3 bezogen wird, sind diese besonders ausführlich und nachweislich zu begründen.

Die Beauftragung eines „Haus- und Hoflieferanten“ stellt keinen Ausnahmetatbestand dar. Die Bevorzugung eines Lieferanten aufgrund langfristiger Geschäftsbeziehungen ist nicht statthaft. Auch eine „vermeintliche Dringlichkeit“ bildet keinen Ausnahmetatbestand.

Alle für die Vergabe erstellten und vorliegenden Unterlagen sind aufzubewahren.
Der „Vermerk über die Erteilung eines Auftrags“ bzw. die Vergabeunterlagen gem. VOL/VOB sind bei der IB mit dem Auszahlungsantrag zu der abzurechnenden Leistung einzureichen.
Die IB prüft die Einhaltung der Regelungen gem. ANBest-P und behält sich die Anforderung weiterer Unterlagen vor.
Wurden die Regelungen der ANBest-P nicht eingehalten, kann es zur einer Kürzung des bewilligten Zuschusses kommen.

Lesen Sie Weiteres nach unter https://www.ibsachsen-anhalt.de/vergabepruefung-fuer-nicht-oeffentliche-auftraggeber

Kostenfreie Hotline: 0800 / 56 007 57
E-Mail: beratung@ib-lsa.de
www.ib-sachsen-anhalt.de

Maßgebend sind die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest)

Stand: Februar 2021

Häufig gestellte Fragen zur Vergabeprüfung

Im Rahmen der Antragstellung ist die „Erklärung zur Vergabe von Aufträgen“ einzureichen. Diese Erklärung ist dem Internetdownloadbereich des jeweiligen Förderprogramms zu entnehmen. Die Erklärung enthält die anzuwendenden Vergabevorschriften für öffentliche und für nicht öffentliche Auftraggeber. Mit der Genehmigung eines vorzeitigen Vorhabenbeginns werden Sie ebenfalls über die Vergabevorschriften informiert. Der Zuwendungsbescheid enthält die für das Förderprogramm zutreffende Auflage zur Auftragsvergabe. Auch im Auszahlungsantrag und im Verwendungsnachweis wird auf die einzuhaltenden Vergabevorschriften hingewiesen.

Zur Dokumentation des Vergabeverfahrens steht Ihnen das Formular „Vermerk über die Erteilung eines Auftrages“ zur Verfügung. Dabei sind sowohl auch die tatsächliche eingegangenen Angebote als auch negative oder fehlende Rückmeldungen potentieller Bieter zu dokumentieren. Dieses Formular finden Sie ebenfalls im Internetdownloadbereich des jeweiligen Förderprogramms.

Das Formular „Vermerk über die Erteilung eines Auftrages“, auch als Vergabevermerk bezeichnet, ist zum Zeitpunkt der Auswahlentscheidung, d.h. zeitnah zur Auftragserteilung, vollständig auszufüllen und zu unterschreiben.
Dabei ist zu beachten, dass sich der Vergabevermerk auf einen Auftrag bezieht, d.h. nicht auf Teilbestellungen u.ä. .
Bei der Festlegung des geschätzten Auftragswertes empfehlen wir Ihnen, Ihre Berechnungsmethode zu dokumentieren sowie Unterlagen zu dessen Ermittlung (z.B. Recherchen) mit den Vergabeunterlagen aufzubewahren.
Unter Ziffer 4 des Formulars sind alle angeforderten und eingegangenen Angebote einzutragen.
Sofern tatsächlich weniger als drei Angebote eingegangen sind, tragen Sie bitte daher auch die Anbieter ein, bei denen ein Angebot angefordert wurde, jedoch die Anfrage negativ oder gar nicht beantwortet wurde. Bewahren Sie diese Anfragen und Antworten der Anbieter für evtl. Nachfragen und spätere Prüfungszwecke auf. Beispielsweise sehen wir diese Unterlagen bei Vor-Ort-Überprüfungen ein.
Bei der Bewertung der Angebote gem. Ziff. 6 des Formulars sind alle Kriterien anzukreuzen, die bei der Auswahlentscheidung einbezogen worden sind. Zusätzliche, hier nicht genannte Kriterien, bzw. weitere Anmerkungen können unter „ggf. weitere Erläuterungen zur Bewertung der Angebote“ eingetragen werden. Bitte beachten Sie, dass die Auswahlkriterien für alle Angebote gleichermaßen gelten.

Der Zuwendungsbescheid regelt, wann der „Vermerk über die Erteilung eines Auftrags“ zur Prüfung vorzulegen ist, in der Regel mit Einreichung des Auszahlungsantrages.

Es ist ausreichend eine Kopie des Vermerkes einzureichen. Sofern Sie uns das Original zur Prüfung zusenden, erhalten Sie dies zurück. Bitte beachten Sie, dass Sie alle Unterlagen, die die Vergabe Ihrer Aufträge betreffen (u.a. auch Angebotsanfragen, Angebote, Ausdruck von E-Mail's, Schriftverkehr, Telefonnotizen etc.) ordnungsgemäß aufbewahren müssen. Sofern von uns oder andere Prüfungseinrichtungen eine Vor-Ort-Überprüfung durchgeführt wird, sind diese Unterlagen ebenfalls vorzulegen.

Die Beschaffungsautonomie für die zu beschaffende Leistung obliegt Ihnen als Auftraggeber, denn Sie treffen die Entscheidung „Was will ich?“ und erfahren nach der Markterkundung „Was gibt es?“. Entscheidend ist, dass die Auftragsvergabe an einen leistungsfähigen und fachkundigen Anbieter erfolgt und hierzu drei Angebote eingeholt werden. Die Angebote müssen vergleichbar sein, was voraussetzt, dass die Anfragen an die jeweiligen Bieter sich nicht unterscheiden und jeder potentielle Bieter über die gleichen Informationen zum zu vergebenen Auftrag verfügt.

Nein. Nur in besonderen Ausnahmefällen und bei fundierter Begründung [in Anlehnung an § 3 Absatz 5 Buchstaben d) und e) der VOL/A 2009] könnte ggf. eine Ausnahme in Betracht kommen. Jedoch müssen diese Sachverhalte sehr restriktiv behandelt werden, so dass mit einer Sanktion zu rechnen ist, wenn nachweislich keine objektiven Gründe für das Absehen von der Einholung von drei Angeboten vorliegen.

Die Beauftragung eines „Haus- und Hoflieferanten“ stellt keinen Ausnahmetatbestand dar. Auch geht die Begründung „es gibt nur einen Anbieter“ in der Regel fehl. Die Bevorzugung eines Lieferanten aufgrund langfristiger Geschäftsbeziehungen ist nicht statthaft.
Gerade durch Marktrecherchen, der Einholung von Preisinformationen und letztendlich der Angebotsanfragen wird dem Wettbewerbsgedanken Rechnung getragen. Sofern tatsächlich nur ein Anbieter auf dem Markt existieren sollte, ist dies nachzuweisen (z.B. durch Bestätigung des Lieferanten, Vorlage der Rechercheunterlagen, Ausdruck Internet-Screenshot). Wir empfehlen Ihnen, diese Marktrecherchen zu dokumentieren und aufzubewahren.

Auch eine vermeintliche „Dringlichkeit“ führt nicht dazu, dass von der Einholung von drei Angeboten abgesehen werden kann. Im vergaberechtlichen Sinne besteht eine Dringlichkeit nur im Falle der Gefahrenabwehr, d.h. bei Gefahr für Leib und Leben.

Geheimhaltungsvereinbarungen können u.U. bei Projekten der Forschung und Entwicklung auftreten. Bei der Vergabe von entsprechenden Aufträgen ist der Bezug auf eine Geheimhaltung ausführlich zu begründen und zu dokumentieren. Ein bloßer Verweis, darauf, dass dieses Erfordernis bestünde, reicht nicht aus.

Ja. Auf die Aufforderung von drei Angeboten kann verzichtet werden, wenn eine Vergütung nach den der Gebühren- oder Honorarordnung erfolgt.

Formvorschriften gibt es nicht. Die Angebote sollten aber in schriftlicher Form angefragt und eingeholt werden.
Sofern Sie eine Angebotseinholung per Internet vornehmen, sollte ein konkretes Preisangebot ermittelt werden (Preisliste im zeitlichen Zusammenhang mit der Vergabe und mit der Verfügbarkeit der zu beauftragenden Leistung).
Bitte beachten Sie, dass die Angebote im zeitlichen Zusammenhang mit Ihrer Auswahlentscheidung eingeholt werden sollten, d.h. zum Zeitpunkt der Auftragserteilung nicht älter als ein halbes Jahr sind.

Ja. Grundsätzlich ist in diesem Fall von einem Verstoß gegen die Auflage des Zuwendungsbescheides auszugehen, der zu einem (Teil-)Widerruf von Fördermitteln führen kann.

Der Auftrag ist an den wirtschaftlichsten Anbieter zu vergeben.
Sofern der Preis das alleinige Bewertungskriterium darstellt, entspricht das preisgünstigste Angebot dem wirtschaftlichsten Angebot.
Das wirtschaftlichste Angebot muss aber nicht zwangsläufig das preisgünstigste Angebot sein, denn neben dem Preis können auch andere Bewertungskriterien eine Rolle spielen, wie z. B. Fristen, Wartung, Folgekosten, Qualität. Sie können durchaus auch Aufträge erteilen, bei denen der Preis nicht das alleinige bzw. ausschlaggebende Kriterien zur Auswahlentscheidung ist (vgl. Ziff. 6 des „Vermerkes über die Erteilung eines Auftrages).

Bitte denken Sie daran, die Begründung für Ihre Entscheidung zu dokumentieren und die Dokumentation ordnungsgemäß aufzubewahren.

Grundsätzlich sind die Angebote nicht einzureichen; bitte beachten Sie hierzu jedoch die konkreten Regelungen in Ihrem Zuwendungsbescheid. Die Angebote sind jedoch – wie alle zum Fördervorhaben gehörenden Vergabeunterlagen – sorgsam aufzubewahren, so dass sie im Falle einer Prüfung oder bei Rückfragen, die sich z. B. bei der Prüfung des „Vermerkes über die Erteilung eines Auftrages“ ergeben könnten, über den gesamten Aufbewahrungszeitraum jederzeit nachweisbar sind.

Abweichend von diesem Grundsatz bitten wir Sie zu beachten, dass in einigen Förderprogrammen die Vorlage der drei Angebote im Rahmen der Antragstellung erforderlich und entsprechend den jeweiligen Förderrichtlinien eine Fördervoraussetzung ist. (z.B. Wissens- und Technologietransfer).

Stand: 20.08.2018

Was ist zu beachten?

Vorrübergehend: Erleichterungen bei der Auftragsvergabe

Wer Fördermittel nutzt, muss hierfür Dienstleister nach wirtschaftlichen und wettbewerblichen Gesichtspunkten auswählen. Die Vergabe muss dokumentiert werden und wird von der Investitionsbank Sachsen-Anhalt (IB) geprüft. Sofern Sie Aufträge über 100 TEUR (ohne Umsatzsteuer) vergeben und die zuwendungsfähigen Ausgaben zu insgesamt mehr als 50 % durch  Zuwendungen der öffentlichen Hand gefördert werden, sind die Vergabevorschriften der VOL/A, Abschnitt 1, und VOB/A einzuhalten. 

Seit Januar gelten dabei folgende Erleichterungen:

  • Lieferungen & Dienstleistungen: Bis zu einem Auftragswert von 214.000 Euro (netto) ist eine beschränkte Ausschreibung mit und ohne Teilnahmewettbewerb sowie eine freihändige Vergabe zulässig.
  • Bauleistungen: Für Aufträge bis zu 5,35 Mio. Euro (netto) ist eine beschränkte Ausschreibung mit und ohne Teilnahmewettbewerb zulässig. Bis zu einem Auftragswert von 2,5 Mio. Euro (netto) kann die Vergabe freihändig erfolgen.

Die Erleichterungen gelten für Vergabeverfahren, die bis zum 31.12.2021 begonnen haben. Die Auftragserteilung kann somit auch später erfolgen. Davon profitieren auch Projekte, die über EFRE, ESF und ELER gefördert werden.

Bitte beachten Sie: 

  • Dokumentation: Falls bei der freihändigen Vergabe auf die Abforderung von Vergleichsangeboten verzichtet wird, muss dieses begründet werden. An der Anforderung, entsprechende Vergleichsangebote von geeigneten Unternehmen abzufordern und das Vergabeverfahren zeitnah zu dokumentieren, gibt es keine Änderungen. Einzelne Stufen und Maßnahmen sowie maßgebliche Festlegungen sowie Begründungen zu Entscheidungen müssen nachvollziehbar sein.

SIE BEANTRAGEN EINE FÖRDERUNG – WAS MÜSSEN SIE BEI DER VERGABE VON LEISTUNGEN BEACHTEN?

Es gelten die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest). 

Sie sind verpflichtet: für Aufträge mit einem geschätzten Auftragswert ab 5.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) mindestens drei geeignete leistungsfähige Anbieter zur Angebotsabgabe auffordern

oder

für Aufträge mit einem geschätzten Auftragswert ab 100.000 Euro und bei einer überwiegenden Zuwendung die Vergabe nach der Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) bzw. nach der Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) durchführen.

Sie müssen drei Angebote anfordern!

Gemäß der Bedarfsermittlung wird der Markt erkundet. Die Markrecherche und deren Quelle ist zu dokumentieren (z.B. Internetausdruck).
Die benötigte Leistung wird abschließend beschrieben und der Auftragswert wird geschätzt. Die Berechnung dieses Auftragswertes
wird ebenfalls niedergeschrieben.

Es wird eine schriftliche Angebotsanforderung erstellt, die gleichlautend an mindestens drei Anbieter versandt wird. Somit wird gewährleistet, dass die Angebote vergleichbar sind.

Die eingehenden Angebote, aber auch ablehnende Antworten sind aufzubewahren. Diese Unterlagen und Angaben sind vor der Auswahlentscheidung und Bezuschlagung zu erstellen und entsprechend zu datieren. Alle Daten der Auftragswertschätzung und der Angebotsanforderungen bzw. der Angebote sind in das IB-Formular „Vermerk über die Erteilung eines Auftrags“ einzutragen.

Anhand dieses Formulars wird außerdem die Bewertung der vorliegenden Angebote vorgenommen und die Auswahl zum bezuschlagten Bieter begründet.

Es muss das wirtschaftlichste Angebot bezuschlagt werden!

Wenn das wirtschaftlichste Angebot nicht das preislich günstigste Angebot ist, muss dies begründet sein. Hierzu sind im „Vermerk über die Erteilung eines Auftrags“ verschiedene Bewertungskriterien (z. B. Qualität, Wartung, Funktionalität) zur Dokumentation einzutragen. Ergänzende Erläuterungen zu weiteren Bewertungskriterien sind möglich.

Grundsätzlich sind immer mindestens drei Angebote anzufordern.

Nur in Ausnahmefällen kann in Anlehnung an die VOL/A, Abschnitt 1, § 3 Absatz 5, auf s. g. Ausnahmetatbestände zurückgegriffen werden.
Wenn weniger als drei Angebote angefordert werden, ist dies daher ausführlich und nachweislich zu begründen, z. B. „für die Leistung kommt aus besonderen Gründen nur ein Unternehmen in Betracht“

Jedoch müssen diese Sachverhalte sehr restriktiv behandelt werden, so dass mit einer Kürzung des Zuschusses zu rechnen ist, wenn nachweislich keine objektiven Gründe für das Absehen von der Anforderung von drei Angeboten vorliegen.

Es ist ein förmliches Vergabeverfahren (öffentliche Ausschreibung) erforderlich.
Sofern davon abgesehen wird, ist die Anwendung einer anderen Vergabeart (beschränkte oder freihändige Vergabe) zu begründen.
Sofern sich auf Ausnahmetatbestände gem. der VOL/A, Abschnitt 1, § 3 bezogen wird, sind diese besonders ausführlich und nachweislich zu begründen.

Die Beauftragung eines „Haus- und Hoflieferanten“ stellt keinen Ausnahmetatbestand dar. Die Bevorzugung eines Lieferanten aufgrund langfristiger Geschäftsbeziehungen ist nicht statthaft. Auch eine „vermeintliche Dringlichkeit“ bildet keinen Ausnahmetatbestand.

Alle für die Vergabe erstellten und vorliegenden Unterlagen sind aufzubewahren.
Der „Vermerk über die Erteilung eines Auftrags“ bzw. die Vergabeunterlagen gem. VOL/VOB sind bei der IB mit dem Auszahlungsantrag zu der abzurechnenden Leistung einzureichen.
Die IB prüft die Einhaltung der Regelungen gem. ANBest-P und behält sich die Anforderung weiterer Unterlagen vor.
Wurden die Regelungen der ANBest-P nicht eingehalten, kann es zur einer Kürzung des bewilligten Zuschusses kommen.

Lesen Sie Weiteres nach unter https://www.ibsachsen-anhalt.de/vergabepruefung-fuer-nicht-oeffentliche-auftraggeber

Kostenfreie Hotline: 0800 / 56 007 57
E-Mail: beratung@ib-lsa.de
www.ib-sachsen-anhalt.de

Maßgebend sind die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest)

Stand: Februar 2021

FAQ

Häufig gestellte Fragen zur Vergabeprüfung

Im Rahmen der Antragstellung ist die „Erklärung zur Vergabe von Aufträgen“ einzureichen. Diese Erklärung ist dem Internetdownloadbereich des jeweiligen Förderprogramms zu entnehmen. Die Erklärung enthält die anzuwendenden Vergabevorschriften für öffentliche und für nicht öffentliche Auftraggeber. Mit der Genehmigung eines vorzeitigen Vorhabenbeginns werden Sie ebenfalls über die Vergabevorschriften informiert. Der Zuwendungsbescheid enthält die für das Förderprogramm zutreffende Auflage zur Auftragsvergabe. Auch im Auszahlungsantrag und im Verwendungsnachweis wird auf die einzuhaltenden Vergabevorschriften hingewiesen.

Zur Dokumentation des Vergabeverfahrens steht Ihnen das Formular „Vermerk über die Erteilung eines Auftrages“ zur Verfügung. Dabei sind sowohl auch die tatsächliche eingegangenen Angebote als auch negative oder fehlende Rückmeldungen potentieller Bieter zu dokumentieren. Dieses Formular finden Sie ebenfalls im Internetdownloadbereich des jeweiligen Förderprogramms.

Das Formular „Vermerk über die Erteilung eines Auftrages“, auch als Vergabevermerk bezeichnet, ist zum Zeitpunkt der Auswahlentscheidung, d.h. zeitnah zur Auftragserteilung, vollständig auszufüllen und zu unterschreiben.
Dabei ist zu beachten, dass sich der Vergabevermerk auf einen Auftrag bezieht, d.h. nicht auf Teilbestellungen u.ä. .
Bei der Festlegung des geschätzten Auftragswertes empfehlen wir Ihnen, Ihre Berechnungsmethode zu dokumentieren sowie Unterlagen zu dessen Ermittlung (z.B. Recherchen) mit den Vergabeunterlagen aufzubewahren.
Unter Ziffer 4 des Formulars sind alle angeforderten und eingegangenen Angebote einzutragen.
Sofern tatsächlich weniger als drei Angebote eingegangen sind, tragen Sie bitte daher auch die Anbieter ein, bei denen ein Angebot angefordert wurde, jedoch die Anfrage negativ oder gar nicht beantwortet wurde. Bewahren Sie diese Anfragen und Antworten der Anbieter für evtl. Nachfragen und spätere Prüfungszwecke auf. Beispielsweise sehen wir diese Unterlagen bei Vor-Ort-Überprüfungen ein.
Bei der Bewertung der Angebote gem. Ziff. 6 des Formulars sind alle Kriterien anzukreuzen, die bei der Auswahlentscheidung einbezogen worden sind. Zusätzliche, hier nicht genannte Kriterien, bzw. weitere Anmerkungen können unter „ggf. weitere Erläuterungen zur Bewertung der Angebote“ eingetragen werden. Bitte beachten Sie, dass die Auswahlkriterien für alle Angebote gleichermaßen gelten.

Der Zuwendungsbescheid regelt, wann der „Vermerk über die Erteilung eines Auftrags“ zur Prüfung vorzulegen ist, in der Regel mit Einreichung des Auszahlungsantrages.

Es ist ausreichend eine Kopie des Vermerkes einzureichen. Sofern Sie uns das Original zur Prüfung zusenden, erhalten Sie dies zurück. Bitte beachten Sie, dass Sie alle Unterlagen, die die Vergabe Ihrer Aufträge betreffen (u.a. auch Angebotsanfragen, Angebote, Ausdruck von E-Mail's, Schriftverkehr, Telefonnotizen etc.) ordnungsgemäß aufbewahren müssen. Sofern von uns oder andere Prüfungseinrichtungen eine Vor-Ort-Überprüfung durchgeführt wird, sind diese Unterlagen ebenfalls vorzulegen.

Die Beschaffungsautonomie für die zu beschaffende Leistung obliegt Ihnen als Auftraggeber, denn Sie treffen die Entscheidung „Was will ich?“ und erfahren nach der Markterkundung „Was gibt es?“. Entscheidend ist, dass die Auftragsvergabe an einen leistungsfähigen und fachkundigen Anbieter erfolgt und hierzu drei Angebote eingeholt werden. Die Angebote müssen vergleichbar sein, was voraussetzt, dass die Anfragen an die jeweiligen Bieter sich nicht unterscheiden und jeder potentielle Bieter über die gleichen Informationen zum zu vergebenen Auftrag verfügt.

Nein. Nur in besonderen Ausnahmefällen und bei fundierter Begründung [in Anlehnung an § 3 Absatz 5 Buchstaben d) und e) der VOL/A 2009] könnte ggf. eine Ausnahme in Betracht kommen. Jedoch müssen diese Sachverhalte sehr restriktiv behandelt werden, so dass mit einer Sanktion zu rechnen ist, wenn nachweislich keine objektiven Gründe für das Absehen von der Einholung von drei Angeboten vorliegen.

Die Beauftragung eines „Haus- und Hoflieferanten“ stellt keinen Ausnahmetatbestand dar. Auch geht die Begründung „es gibt nur einen Anbieter“ in der Regel fehl. Die Bevorzugung eines Lieferanten aufgrund langfristiger Geschäftsbeziehungen ist nicht statthaft.
Gerade durch Marktrecherchen, der Einholung von Preisinformationen und letztendlich der Angebotsanfragen wird dem Wettbewerbsgedanken Rechnung getragen. Sofern tatsächlich nur ein Anbieter auf dem Markt existieren sollte, ist dies nachzuweisen (z.B. durch Bestätigung des Lieferanten, Vorlage der Rechercheunterlagen, Ausdruck Internet-Screenshot). Wir empfehlen Ihnen, diese Marktrecherchen zu dokumentieren und aufzubewahren.

Auch eine vermeintliche „Dringlichkeit“ führt nicht dazu, dass von der Einholung von drei Angeboten abgesehen werden kann. Im vergaberechtlichen Sinne besteht eine Dringlichkeit nur im Falle der Gefahrenabwehr, d.h. bei Gefahr für Leib und Leben.

Geheimhaltungsvereinbarungen können u.U. bei Projekten der Forschung und Entwicklung auftreten. Bei der Vergabe von entsprechenden Aufträgen ist der Bezug auf eine Geheimhaltung ausführlich zu begründen und zu dokumentieren. Ein bloßer Verweis, darauf, dass dieses Erfordernis bestünde, reicht nicht aus.

Ja. Auf die Aufforderung von drei Angeboten kann verzichtet werden, wenn eine Vergütung nach den der Gebühren- oder Honorarordnung erfolgt.

Formvorschriften gibt es nicht. Die Angebote sollten aber in schriftlicher Form angefragt und eingeholt werden.
Sofern Sie eine Angebotseinholung per Internet vornehmen, sollte ein konkretes Preisangebot ermittelt werden (Preisliste im zeitlichen Zusammenhang mit der Vergabe und mit der Verfügbarkeit der zu beauftragenden Leistung).
Bitte beachten Sie, dass die Angebote im zeitlichen Zusammenhang mit Ihrer Auswahlentscheidung eingeholt werden sollten, d.h. zum Zeitpunkt der Auftragserteilung nicht älter als ein halbes Jahr sind.

Ja. Grundsätzlich ist in diesem Fall von einem Verstoß gegen die Auflage des Zuwendungsbescheides auszugehen, der zu einem (Teil-)Widerruf von Fördermitteln führen kann.

Der Auftrag ist an den wirtschaftlichsten Anbieter zu vergeben.
Sofern der Preis das alleinige Bewertungskriterium darstellt, entspricht das preisgünstigste Angebot dem wirtschaftlichsten Angebot.
Das wirtschaftlichste Angebot muss aber nicht zwangsläufig das preisgünstigste Angebot sein, denn neben dem Preis können auch andere Bewertungskriterien eine Rolle spielen, wie z. B. Fristen, Wartung, Folgekosten, Qualität. Sie können durchaus auch Aufträge erteilen, bei denen der Preis nicht das alleinige bzw. ausschlaggebende Kriterien zur Auswahlentscheidung ist (vgl. Ziff. 6 des „Vermerkes über die Erteilung eines Auftrages).

Bitte denken Sie daran, die Begründung für Ihre Entscheidung zu dokumentieren und die Dokumentation ordnungsgemäß aufzubewahren.

Grundsätzlich sind die Angebote nicht einzureichen; bitte beachten Sie hierzu jedoch die konkreten Regelungen in Ihrem Zuwendungsbescheid. Die Angebote sind jedoch – wie alle zum Fördervorhaben gehörenden Vergabeunterlagen – sorgsam aufzubewahren, so dass sie im Falle einer Prüfung oder bei Rückfragen, die sich z. B. bei der Prüfung des „Vermerkes über die Erteilung eines Auftrages“ ergeben könnten, über den gesamten Aufbewahrungszeitraum jederzeit nachweisbar sind.

Abweichend von diesem Grundsatz bitten wir Sie zu beachten, dass in einigen Förderprogrammen die Vorlage der drei Angebote im Rahmen der Antragstellung erforderlich und entsprechend den jeweiligen Förderrichtlinien eine Fördervoraussetzung ist. (z.B. Wissens- und Technologietransfer).

Stand: 20.08.2018

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