Vergabeprüfung für nicht öffentliche Auftraggeber
Wer Fördermittel nutzt, muss hierfür Dienstleister nach wirtschaftlichen und wettbewerblichen Gesichtspunkten auswählen. Auch nicht öffentliche Auftraggeber sind bei der Vergabe von Bau-, Dienst- oder freiberuflichen Leistungen an das Vergaberecht gebunden. Die Vergabe wird von der Investitionsbank Sachsen-Anhalt (IB) geprüft.
Eine rechtssichere Handhabung ist mitunter nicht einfach. Hier unterstützt die IB und gibt Hinweise zu Prüfanforderungen, um häufig vorkommende Verfahrensfehler und Sanktionen zu vermeiden. Wichtig: Jede Vergabe muss dokumentiert werden. Beachten Sie dabei auch die Informationen im Downloadbereich.
Gern stehen wir Ihnen als Ansprechpartner im Rahmen der Bewilligung, der Mittelauszahlung bzw. Verwendungsnachweisprüfung für weitere Fragen zur Verfügung.
Sie beantragen eine Förderung - Was müssen Sie bei der Vergabe von Leistungen beachten?
Es gelten die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest).
Sie sind verpflichtet: Aufträge mit einem geschätzten Auftragswert unter 5.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) nach wirtschaftlichen und wettbewerblichen Gesichtspunkten zu vergeben. Eine einfache Dokumentation, beispielsweise als Preisvergleich (Internetrecherche, Prospekte, Telefonate als Telefonvermerk), ist ausreichend, um die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nachzuweisen.
oder
für Aufträge mit einem geschätzten Auftragswert ab 5.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) mindestens drei geeignete leistungsfähige Anbieter zur Angebotsabgabe auffordern
oder
für Aufträge mit einem geschätzten Auftragswert ab 100.000 Euro und bei einer überwiegenden Zuwendung die Vergabe nach der Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) bzw. nach der Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) durchführen.
Vorrübergehend: Erleichterungen bei der Auftragsvergabe
Seit 07. November 2025 gelten auf Grundlage der Änderung der Auftragswerteverordnung des Landes vom 01.11.2025 (GVBl. LSA 16/2025), S. 811 vom 01.11.2025) Erleichterungen im Vergaberecht:
- Lieferungen & Dienstleistungen: Bis zum EU-Schwellenwert (bis 31.12.2025 221.000 Euro netto; ab 01.01.2026 216.000 Euro netto) ist eine beschränkte Ausschreibung mit und ohne Teilnahmewettbewerb sowie eine Verhandlungsvergabe mit und ohne Teilnahmewettbewerb zulässig.
- Bauleistungen: Für Aufträge bis zum EU-Schwellenwert (bis 31.12.2025 5.538.000 Euro netto; ab 01.01.2026 5.404.000 Euro netto) ist eine beschränkte Ausschreibung mit und ohne Teilnahmewettbewerb zulässig. Bis zu einem Auftragswert von 2.500.000 Euro (netto) kann die Vergabe freihändig erfolgen.
Die Erleichterungen gelten für Vergabeverfahren, die nach dem 06.11.2025 begonnen haben. Davon profitieren auch Projekte, die über EFRE, ESF, JTF und ELER gefördert werden.
Bitte beachten Sie:
Dokumentation: Auch bei den freihändigen bzw. Verhandlungsvergaben müssen die einzelnen Stufen und Maßnahmen sowie maßgebliche Festlegungen sowie Begründungen zu Entscheidungen nachvollziehbar sein.
Sie müssen drei Angebote anfordern!
Gemäß der Bedarfsermittlung wird der Markt erkundet. Die Markrecherche und deren Quelle ist zu dokumentieren (z. B. Internetausdruck).
Die benötigte Leistung wird abschließend beschrieben und der Auftragswert wird geschätzt. Die Berechnung dieses Auftragswertes wird ebenfalls niedergeschrieben.
Es wird eine schriftliche Angebotsanforderung erstellt, die gleichlautend an mindestens drei Anbieter versandt wird. Somit wird gewährleistet, dass die Angebote vergleichbar sind.
Die eingehenden Angebote, aber auch ablehnende Antworten sind aufzubewahren. Diese Unterlagen und Angaben sind vor der Auswahlentscheidung und Bezuschlagung zu erstellen und entsprechend zu datieren. Alle Daten der Auftragswertschätzung und der Angebotsanforderungen bzw. der Angebote sind in das IB-Formular „Vermerk über die Erteilung eines Auftrags“ einzutragen.
Anhand dieses Formulars wird außerdem die Bewertung der vorliegenden Angebote vorgenommen und die Auswahl zum bezuschlagten Bieter begründet.
Es muss das wirtschaftlichste Angebot bezuschlagt werden!
Wenn das wirtschaftlichste Angebot nicht das preislich günstigste Angebot ist, muss dies begründet sein. Hierzu sind im „Vermerk über die Erteilung eines Auftrags“ verschiedene Bewertungskriterien (z. B. Qualität, Wartung, Funktionalität) zur Dokumentation einzutragen. Ergänzende Erläuterungen zu weiteren Bewertungskriterien sind möglich.
Grundsätzlich sind immer mindestens drei Angebote anzufordern.
Nur in Ausnahmefällen kann in Anlehnung an die UVgO, § 12 Absatz 3, auf s. g. Ausnahmetatbestände zurückgegriffen werden.
Wenn weniger als drei Angebote angefordert werden, ist dies daher ausführlich und nachweislich zu begründen, z. B. „für die Leistung kommt aus besonderen Gründen nur ein Unternehmen in Betracht“
Jedoch müssen diese Sachverhalte sehr restriktiv behandelt werden, so dass mit einer Kürzung des Zuschusses zu rechnen ist, wenn nachweislich keine objektiven Gründe für das Absehen von der Anforderung von drei Angeboten vorliegen.
Es ist ein förmliches Vergabeverfahren (öffentliche Ausschreibung) erforderlich.
Sofern davon abgesehen wird, ist die Anwendung einer anderen Vergabeart (beschränkte, freihändige oder Verhandlungsvergabe) zu begründen.
Sofern sich auf Ausnahmetatbestände gem. der UVgO § 12 bezogen wird, sind diese besonders ausführlich und nachweislich zu begründen.
Die Beauftragung eines „Haus- und Hoflieferanten“ stellt keinen Ausnahmetatbestand dar. Die Bevorzugung eines Lieferanten aufgrund langfristiger Geschäftsbeziehungen ist nicht statthaft. Auch eine „vermeintliche Dringlichkeit“ bildet keinen Ausnahmetatbestand.
Alle für die Vergabe erstellten und vorliegenden Unterlagen sind aufzubewahren.
Der „Vermerk über die Erteilung eines Auftrags“ bzw. die Vergabeunterlagen gem. UVgO/VOB sind bei der IB mit dem Auszahlungsantrag zu der abzurechnenden Leistung einzureichen.
Die IB prüft die Einhaltung der Regelungen gem. ANBest-P und behält sich die Anforderung weiterer Unterlagen vor.
Wurden die Regelungen der ANBest-P nicht eingehalten, kann es zur einer Kürzung des bewilligten Zuschusses kommen.
Kostenfreie Hotline: 0800 / 56 007 57
E-Mail: beratung@ib-lsa.de
www.ib-sachsen-anhalt.de
Maßgebend sind die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest).
