![]() Hallo liebe Newsletter-Leserin und lieber Newsletter-Leser,mit den IB-News für Hochschulen und außeruniversitäre Forschungseinrichtungen erhalten Sie die wichtigsten Informationen und Neuigkeiten aus unserem Haus. Mit freundlichen Grüßen
Im Rahmen der durchgeführten Konferenzen mit den Hochschulen, Universitäten, außeruniversitären Forschungseinrichtungen und An-Instituten wurden allgemeine Fragen/ Verfahrensweise erörtert. Diese stellen wir Ihnen im Rahmen des Newsletters gern zur Verfügung. Corona-Pandemie:Durchführung von Vorhaben und Bereitstellung weiterer Mittel Dokumentation bei Online-Veranstaltungen Sachkostenpauschale:Die Sachkostenpauschale ist für die Finanzierung aller Sachausgaben einschließlich sämtlicher Gemeinkosten (Vorhaben bezogen) einzusetzen. Die gewährten Mittel unterliegen einer Zweckbestimmung. Prüfung kann im Einzelfall erfolgen. Nachweisführung im Falle einer EU-Prüfung: Eine Umwidmung zwischen den Ausgabenarten ist lt. Ziffer 7.1 der Fördergrundsätze bzw. 7.2.2 der Richtlinie nur möglich, sofern die Förderung nicht über die vereinfachten Kostenoptionen erfolgt. Folglich ist bei der Nutzung der vereinfachten Kostenoption eine Umwidmung nicht möglich. Hiwis können nicht aus der Sachkostenpauschale finanziert werden, da es sich um Personalausgaben handelt. Vergabeübersichten müssen bei pauschalierten Sachausgaben nicht eingereicht werden. Die vereinfachte Kostenoption berechnet sich auf der der Grundlage der Ist-Personalausgaben. Daher kann eine Umwidmung nicht erfolgen (weniger Personalkosten → weniger Pauschale). Änderungsanträge:Sachsen-Anhalt WISSENSCHAFT: Von einer pauschalen Genehmigung der Mittelübertragung kann nicht ausgegangen werden. Die Gründe, die zur Mittelübertragung führten, müssen geprüft werden. Im Anschluss dessen, wird die Mittelbereitstellung in einer Änderungszuweisung neu festgelegt. Bei fehlender Entscheidung bis zum Sommer des Folgejahres bitten wir Sie, mit uns, zur Klärung des Sachverhaltes, Kontakt aufzunehmen. Änderungsanträge sind IMMER entsprechend ZU BEGRÜNDEN und rechtsverbindlich gemäß Unterschriftskarte zu zeichnen. Grundlage eines Änderungsantrages kann nur die zielführende Umsetzung des Vorhabens sein. Am Ende des Vorhabens noch übrig behaltene Mittel begründen keinen Änderungsantrag, insbesondere für eine Fristverlängerung. In keinem Vorhaben der Programmfamilie „Sachsen-Anhalt Wissenschaft“ liegt der gewährten Förderung ein genehmigter Stellenplan zugrunde. Folglich sind durch die IB LSA keine Stellenpläne/ -besetzungen zu genehmigen. Die Stellenplanung und deren Besetzung obliegt, im Rahmen der zugewiesenen Mittel für Personalausgaben, allein dem Begünstigten. Dies betrifft auch bzw. insbesondere personelle Änderungen oder der Einsatz zusätzlicher Mitarbeiter. In den Wissenschaftsprogrammen wurden die Zuweisungen/ Zuwendungsbescheide geändert, bei denen nur der Förderzeitraum dargestellt wurde. Eine Aufteilung in Projekt- und Förder-/ Bewilligungszeitraum ist vorgenommen worden. Bestellungen sind daher nur im ausgewiesenen Projektzeitraum möglich. Dabei ist zu beachten, dass bei Bestellungen kurz vor Ende des Vorhabens gewährleistet sein sollte, dass diese in direktem Zusammenhang zum Vorhaben stehen und für dessen zielgerichtete Umsetzung notwendig sind. Der Projektzeitraum ist der Zeitraum, in dem Sie die in Ihrem Antrag dargestellten Maßnahmen, die auch Gegenstand des Zuweisungsschreibens/ Zuwendungsbescheides sind, durchzuführen haben. Die Zuweisung/ Zuwendung kann daher nur für die Finanzierung der förderfähigen Ausgaben eingesetzt werden, die in Folge der Umsetzung des der Förderung zugrundeliegenden Vorhabens entstanden sind und deren Entstehungsgrund innerhalb des Projektzeitraumes liegt. FuE-Verbundförderung: genehmigte Verlängerungsanträge: Kooperationspartner:Wenn ein Unternehmen abspringt, dann ggfs. einen Rechtsnachfolger einsetzen, ansonsten erfolgt der Widerruf des Vorhabens. Vor-Ort-Überprüfungen:Hinweis: elektronischer Rechnungseingang:
Im Rahmen der VOÜ sind die eingereichten Rechnungskopien mit den Originalen abzugleichen. Wenn die Originale im System hinterlegt sind, wird ein Abgleich im System erfolgen. Auszahlungen:Stornierungskosten: Antwort: Bearbeitungszeiten/ Kürzungen von Ausgaben: Auch Auszahlungsanträge mit vereinfachten Kostenoption wurden aufgrund anderer Prioritäten häufig zurückgestellt, es erfolgt nunmehr eine sukzessive Abarbeitung. Alle Kürzungen/ Änderungen sind im Detail aus den geänderten Einzelübersichten Sach-/ Personalausgaben ersichtlich; diese geht den Begünstigten mit Rückgabe der Belege zu. Sollte die Einreichung über das eCohesion-Portal erfolgt sein, erfolgt eine Zusendung der Personal- und Sachausgabeübersichten bei Änderungen nach Auszahlung über das eCohesion-Portal. Hinweis FuE-Verbundförderung: Einhaltung Verhältnis 40/60 zwischen den Verbundpartnern ist Voraussetzung zur Auszahlung. Digitalisierung: Die Unterschrift des Kunden auf dem Auszahlungsantrag ist bei der Einreichung über das eCohesion-Portal entbehrlich. Bestätigungen Dritter (z.B. Haushaltsbeauftragte) müssen allerdings geleistet werden, so dass das Formular in eingescannter Form eingereicht wird. Digitale Dienstreiseanträge oder auch digital erhaltenen Rechnungen können in ausgedruckter oder digitaler Form auf allgemein anerkannten Bild- /Datenträgern vorgelegt werden oder wie bereits oben erwähnt über das eCohesion-Portal. Hinweis FuE-Verbundförderung: Dienstreisen sind nicht förderfähig. Letzter Auszahlungsantrag: Vergabe:Sanktionen/ Einbehalt: Controlling des 25%-igen Einbehaltes?: Es werden grundsätzlich mittels Prüfdokumentation und Übersicht zu jedem geprüften Vergabeverfahren die Finanzkorrekturen vorgehalten, so dass gewährleistet ist, dass bei allen Rechnung, die zu einem sanktionierten Auftrag gehören, der entsprechende Abzug erfolgt.
Nach früherer Rechtsauffassung bspw. der Vergabekammer (VK) Sachsen-Anhalt sowie der VK Bund lag mit dem Einreichen der eigenen AGB’s des Bieters bzw. dessen Verweis auf die Geltung seiner AGB’s eine (unzulässige) Änderung an den Vergabeunterlagen i.S.d § 16 Abs. 3 lit. d VOL/A 2009 i.V.m. § 13 Abs. 4 VOL/A 2009 vor. Im Ergebnis dessen, waren die Angebote zwingend auszuschließen (vgl. VK Bund, Beschluss vom 24.06.2013 – VK 3-44/13, VK Sachsen-Anhalt, Beschluss vom 14.01.15, 3 VK LSA 102/14). Eine Änderung an den Vergabeunterlagen konnte auch durch eine nachträgliche Erklärung des Bieters, seine AGB’s nicht einbeziehen zu wollen, nicht geheilt werden (vgl. VK 3-44/13). Der Verweis des Bieters auf dessen eigenen AGB’s stellte somit regelmäßig einen Verstoß gegen § 16 Abs. 3 lit. d VOL/A 2009 dar, da Angebote bei denen Änderungen oder Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen vorgenommen worden sind, von der Wertung auszuschließen waren. Das Belassen solcher Angebote in der Wertung stellte aus den v. g. Gründen einen Verstoß gegen das Vergaberecht, insbesondere des Gleichbehandlungs-grundsatzes dar. Nach neueren Rechtsprechungen, insbesondere des BGH (Urt. v. 18.06.2019 – X ZR 86/17) führen abweichende Vertragsbedingungen des Bieters nicht mehr zwingend zum Angebotsausschluss! Ein Angebot, dem der Bieter eigene Unterlagen wie Liefer-, Vertrags-und Zahlungsbedingungen beigefügt hat, kann ohne Verstoß in der Wertung verbleiben, wenn nach bloßer Streichung des Hinzugefügten ein dem maßgeblichen Inhalt der Vergabeunterlagen vollständig entsprechendes Angebot vorliegt. Dies bedeutet, dass bei beigefügten eigenen AGB’s von Bietern, die den Vergabeunterlagen widersprechen, Aufklärung dahingehend zulässig ist, ob diese auf einem Missverständnis beruhen. Der Verzicht bedarf dabei einer nachträglichen Erklärung des Bieters, seine AGB’s nicht einbeziehen zu wollen. Ein Angebot ist nach wie vor auszuschließen, wenn es inhaltlich - insbesondere bei den technischen Spezifikationen - von den Vorgaben der Vergabeunterlagen abweicht und bei Hinwegdenken der Abweichungen gerade kein vollständiges, sondern ein lückenhaftes Angebot vorliegt. (vgl. auch Vergabeblog.de vom 16/09/2019, Nr. 41982; https://www.vergabeblog.de/2019-09-16/abweichende-vertragsbedingungen-des-bieters-fuehren-nicht-zwingend-zum-angebotsausschluss-bgh-urt-v-18-06-2019-x-zr-86-17/) Verwendungsnachweis/ Schlussbericht:Formatvorgaben Sachbericht/ Indikatoren: Auszug aus dem Formular Sachsen-Anhalt WISSENSCHAFT: Im Rahmen dieser Vorgaben ist der Begünstigte frei in seiner Darstellung. Die Ausführungen sollten sich am Umfang des Vorhabens orientieren, der Erwerb von Geräten ist sicher kürzer darstellbar als ein mehrjähriges EU-Vorhaben. Wünschenswert wäre eine Sprache, die die wesentlichen Aspekte des Vorhabens auch für fachliche Laien, wie z. B. die diversen Prüfinstanzen, verständlich machen. Zu den Indikatoren gibt es die entsprechenden Formulare (Monitoringbogen, inkl. Herleitung der Indikatoren, Erklärung zu den Nettoeinnahmen). Auszug aus dem Formular FuE-Verbundförderung: 7.2.1 Sachbericht im Rahmen des Verwendungsnachweise: Abschlussbericht:
Erfolgskontrollbericht:
Kurzfassung der Darstellung der Ziele und Ergebnisse des Projekts:
e-Cohesion-Portal:Wenn für ein Vorhaben das e-Cohesion-Portal genutzt wird, sind wir gezwungen, ausschließlich über dieses Portal zu kommunizieren (außer Bescheide/ Zuweisungen) → kein E-Mail-Verkehr. Für jeden Vorgang ist in der IB LSA nur ein Ansprechpartner/ eine Ansprechpartnerin hinterlegt und das sind meistens diejenigen, von denen wir die Auszahlungsanträge erhalten. Sollten Informationen in der Hochschule/ außeruniversitären Forschungseinrichtung/ An-Institut weiter gestreut werden, müsste innerhalb des Institutes sichergestellt werden, dass diese Kommunikation auch an die Drittmittelstelle erfolgt. z.B. durch Hinterlegung von Vertretungen. Neue Förderperiode 2021-2027:Die Wissenschaftsprogramme wird es im EFRE wie im ESF in der neuen Förderperiode geben. Die Rahmenbedingungen zu den Förderprogrammen, Antragstellung, Digitalisierung, elektronischen Rechnungen stehen noch nicht fest. Der Zeitplan sagt aus, dass im September 2021 das Operationelle Programm zur Genehmigung an die EU-Kommission eingereicht wird. Erst nach Genehmigung kann die Ausgestaltung der einzelnen Förderprogramme erfolgen. Die Einbeziehung von Vertreterinnen oder Vertretern der Hochschulen, außeruniversitären Forschungseinrichtungen, An-Institute zur Ausgestaltung bezüglich der Formulare wird berücksichtigt.
Offen gebliebene Fragen zu allgemeinen Themen beantwortet Ihnen Frau Fietz unter der Tel. 0391 589-8377. Für Fragen zur Vergabe steht Ihnen Frau Möritz unter der Tel. 0391 589-1683 zur Verfügung. Sofern Sie Rückfragen zum Thema Auszahlung im Rahmen der Wissenschaftsprogramme haben, wenden Sie sich bitte unter der Tel. 0391 589-1769 an Frau Koch. Bei Fragen zu Auszahlungen in der Richtlinie der FuE-Verbundförderung steht Ihnen Frau Doberan unter der Tel. 0391 589-1957 als Ansprechpartnerin unterstützend zur Seite.
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