Hallo liebe Newsletter-Leserin und lieber Newsletter-Leser,

mit den IB-News für Hochschulen und außeruniversitäre Forschungseinrichtungen erhalten Sie die wichtigsten Informationen und Neuigkeiten aus unserem Haus.

Mit freundlichen Grüßen
Investitionsbank Sachsen-Anhalt

 

Antragsstopp:

Seit dem 14.10.2019 wurde ein Antragstopp für die Programme „Sachsen-Anhalt WISSENSCHAFT Schwerpunkte“ und „Sachsen-Anhalt WISSENSCHAFT Autonomie im Alter (EFRE)“ ausgesprochen und auf unserer Internetseite veröffentlicht. Die Downloads der für die Antragstellung benötigten Dokumente stehen Ihnen daher nicht mehr zur Verfügung.

Sollten dennoch Anträge für diese beiden Programme bei uns eingereicht werden, müssen wir Ihnen diese unbearbeitet zurücksenden.

Zuweisung/ Bewilligung:

Projekt- und Förder-/ Bewilligungszeitraum:

Wie Sie bereits Ihren Zuweisungsschreiben/ Zuwendungsbescheiden entnehmen konnten, wird unter Ziffer 3. nur noch der Förder- bzw. Bewilligungszeitraum dargestellt. Dies wurde aufgrund von Änderungen in den Verwaltungsvorschriften zu §44 LHO neu geregelt. In den Antragsunterlagen bitten wir weiterhin um Angaben zum  geplanten Projektzeitraum.

Der Förder-/ Bewilligungszeitraum berücksichtigt den von Ihnen geplanten Projektzeitraum zuzüglich maximal drei Monate für die Bezahlung von Rechnungen/ Gehältern bzw. vorzunehmenden Buchungen.

Bestandspflege:

Umstellung bereits bewilligter Vorhaben auf die Nutzung der vereinfachten Kostenoption:

Am 27.05.2019 wurde die geänderte „Richtlinie über die Gewährung von Zuwendungen an öffentlich geförderte außeruniversitäre Forschungseinrichtungen und für nicht wirtschaftliche Tätigkeiten von An-Instituten der Hochschulen des Landes Sachsen-Anhalt zur Förderung von Wissenschaft und Forschung in Sachsen-Anhalt aus Mitteln der Europäischen Struktur- und Investitionsfonds in der Förderperiode 201/2020“ vom 16.05.2019 veröffentlicht.

Gemäß Ziffer 5 der Richtlinie wird die Kostenpauschale für die folgenden Programme gewährt:

• Autonomie im Alter (Forschungsvorhaben (EFRE) und Qualifizierungsmaßnahmen (ESF)),
• Anwendungsorientierte FuE Aktivitäten an Hochschulen und außeruniversitären Forschungseinrichtungen sowie Anreizsetzung insbesondere bei Spitzenforschung – Schwerpunkte (EFRE),
• Förderung der Herstellung von Chancengleichheit zwischen Frauen und Männern in Wissenschaft und Forschung (ESF)

In allen zuvor genannten Programmen wird jetzt sukzessive geprüft, welche Vorhaben auf die Kostenpauschale umgestellt werden können. Hier gilt es insbesonders zwei Ausprägungen zu berücksichtigen:

Vorhaben, die von einer Kürzung betroffen sind:

Im Rahmen der Umstellung kann es möglich sein, dass das Ergebnis der Berechnung eine Kürzung der Zuwendung ist.
Die Zuwendungsempfänger der Vorhaben, die von der Kürzung betroffen sind, werden zuvor von uns angeschrieben und erhalten die Möglichkeit, sich zu dem Sachverhalt zu äußern.

Gemäß Ziffer 8. der Richtlinie muss der Zuwendungsempfänger auf den Kürzungsbetrag freiwillig verzichten. Sollte der Verzicht nicht in Erwägung gezogen werden, wird das Vorhaben nicht auf Kostenpauschale umgestellt. Einzelheiten entnehmen Sie bitte unserem noch folgenden Informationsschreiben. 

Eine Umstellung ist nur im Ergebnis der aktuellen Prüfung möglich. Zu einem späteren Zeitpunkt können diesbezügliche Anträge nicht mehr berücksichtigt werden.

Vorhaben, die nicht von einer Kürzung betroffen sind:

Die Vorhaben, die nicht von einer Kürzung betroffen sind, erhalten von uns – ohne vorheriges Informationsschreiben – einen Änderungsbescheid. Hier besteht nicht die Möglichkeit zu wählen. Liegt die Voraussetzung zur Umstellung auf die Kostenpauschale vor, ist das Vorhaben dementsprechend umzustellen.

Übertragungsanträge von nicht verbrauchten Haushaltsmitteln (für alle Zuwendungs- und Zuweisungsempfänger der WISSENSCHAFTS-Programme):

Gemäß den Regelungen in Ihren Zuweisungsschreiben/ Zuwendungsbescheiden haben Sie die Möglichkeit, die nicht verbrauchten Haushaltsmittel des laufenden Jahres in das Folgejahr unter Einreichung eines begründeten Antrages zu übertragen. Hierzu bitten wir Sie um Prüfung, ob Sie für alle getätigten Ausgaben bereits einen Auszahlungsantrag bei uns eingereicht haben. Sollte dies nicht der Fall sein, bitten wir mit Nachdruck um Einreichung des Auszahlungsantrages bis zum 30.12.2019.

Für jene Ausnahmefälle, für die kein Auszahlungsantrag eingereicht werden kann, bitten wir um:

• Einreichung eines begründeten Übertragungsantrages (Bitte achten Sie darauf, dass die Begründung des verspäteten Projektbeginns (wegen verspäteter Zustellung der Zuweisung/ Zuwendung) bei einem bereits laufenden Vorhaben von zwei bis drei Jahren oder länger nicht mehr ausreichend ist.);
• Überprüfung und Erklärung, ob die für das Haushaltsjahr 2019 und folgenden nunmehr zur Verfügung stehenden Mittel auch tatsächlich für Ihr Vorhaben eingesetzt werden können;
• Mitteilung, wie diese Mittel auf die folgenden Haushaltsjahre zu verteilen sind und eine kurze Begründung

Auszahlung und Vergabeprüfung:

Neue Vergabe von wissenschaftlichen Vorträgen:

Mit unserem Newsletter Nr. 7/2017 hatten wir Sie darüber informiert, dass wissenschaftliche Vorträge, Gastvorträge, Seminare sowie Ringvorlesungen für die Wissenschaftsprogramme nicht dem Vergaberecht unterliegen.

Die EU-Verwaltungsbehörde EFRE/ ESF hat diese Entscheidung am 28.08.2019 aufgehoben. Daher sind auch bei wissenschaftlichen Vorträgen, Gastvorträgen, Seminaren sowie Ringvorlesungen für die Wissenschaftsprogramme die einschlägigen Vergabevorschriften zu beachten. Dies bedeutet, dass diese Leistungen in der „Vergabeübersicht zum Mittelabruf“, die Sie jeweils mit Ihrem Auszahlungsantrag einreichen, aufgeführt werden müssen und der Vergabeprüfung der Investitionsbank unterliegen.

Interessenkonflikterklärungen:

Für die Vorhaben, die im Rahmen des ESF/ EFRE gefördert werden, wurde seitens der EU-VB die Prüfung bzgl. etwaiger Interessenkonflikterklärungen im Zusammenhang mit der Vergabe von Aufträgen eingeführt. Daher sind diese Erklärungen im Zuge der Prüfung der Vergabeverfahren zur Prüfung einzureichen.

1) Wer hat diese abzugeben?

Die Erklärung Interessenkonflikte ist bei öffentlichen Auftraggebern von jedem, der an einer beliebigen Phase eines öffentlichen Vergabeverfahrens (Vorbereitung, Ausarbeitung, Durchführung oder Abschluss) beteiligt ist, zu unterzeichnen.

Folgende Personen sind betroffen:

• der Leiter der Vergabestelle und jede Person, der dieser seine Aufgaben überträgt,
• die Mitglieder des Verwaltungsrates oder ähnlicher Gremien,
• Mitarbeiter, die an der Vorbereitung oder Erstellung der Ausschreibungsunterlagen beteiligt sind,
• die Mitglieder des Bewertungsausschusses und
• Experten, die in irgendeiner Form an der Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen und/oder der Bewertung der Angebote beteiligt sind (z. B. Architekten, Planungsbüros usw.)

Auch die Organmitglieder der Hochschulen/ außeruniversitären Forschungseinrichtungen, die an der Entscheidung zur Vergabe mitgewirkt haben, müssen diese Erklärung unterzeichnen. haben, müssen diese Erklärung unterzeichnen.

2) Welche Gegebenheiten sind als Interessenkonflikt anzusehen?

Ein Interessenkonflikt liegt nach dem EU-Recht dann vor, wenn „ein Finanzakteur oder eine sonstige Person … aus Gründen der familiären oder privaten Verbundenheit, der politischen Übereinstimmung oder der nationalen Zugehörigkeit, des wirtschaftlichen Interesses oder aus anderen Gründen, die auf einer Gemeinsamkeit der Interessen mit dem Begünstigten beruhen, seine bzw. ihre Aufgaben nicht unparteiisch und objektiv wahrnehmen kann.“
Ein Interessenkonflikt entsteht, wenn eine Person Gelegenheit erhalten könnte, private Interessen über ihre beruflichen Pflichten bzw. Gemeinwohlpflichten als Mandatsträger zu stellen.
Beispiele:

• Der Ehepartner eines bei dem öffentlichen Auftraggeber beschäftigten und mit der Überwachung eines Ausschreibungsverfahrens befassten Sachbearbeiters arbeitet für einen der Bieter.
• Eine Person besitzt Anteile an einem Unternehmen, das sich an einer Ausschreibung beteiligt, und gehört gleichzeitig dem Bewertungsausschuss an.
• Der Leiter eines öffentlichen Auftraggebers hat einen Urlaub mit dem Geschäftsführer eines Unternehmens verbracht, das in einem Ausschreibungsverfahren des öffentlichen Auftraggebers ein Angebot einreicht.

3) In welcher Phase des Vergabeverfahrens sollte die Erklärung abgegeben werden?

Die Abgabe einer Erklärung über das Nichtvorliegen eines Interessenkonflikts sollte in jeder Phase des Vergabeverfahrens (Vorbereitung, Bewertung, Überwachung, Abschluss) möglich sein.
Der mit der Auftragsvergabe befasste Verantwortungsträger sollte jeden, der mit dem Vergabeverfahren zu tun hat, zur Abgabe einer Erklärung über das Nichtvorliegen eines Interessenkonflikts auffordern und die Erklärungen entgegennehmen.
Der Verantwortungsträger sollte sicherstellen, dass die betreffende Person weiß, dass sie jede Veränderung der Situation unverzüglich melden muss. Die Erklärung kann bei Bedarf jederzeit neu verfasst oder anhand einer Vorlage abgefasst werden.

Um ein Ausufern des Umfangs der Unterschriftensammlung zu verhindern, wird den antragstellenden Hochschulen/ außeruniversitären Forschungseinrichtungen empfohlen, die Vergabe in die Verwaltung zu delegieren, um so die Anzahl der Beteiligten zu minimieren.

Einführung neuer EU-LL:

Mit Beschluss der Kommission vom 14.05.2019 wurden aktualisierte Leitlinien für die Festsetzung von Finanzkorrekturen, die bei Verstößen gegen die Vorschriften für die Vergabe öffentlicher Aufträge auf von der Union finanzierte Ausgaben anzuwenden sind, bekanntgegeben, die gemäß Erlass der EU-VB nunmehr bei allen Prüfungen zu Grunde zu legen sind.

Verwendungsnachweisprüfung:

Häufig erreichen uns im Rahmen der abschließenden Prüfung Projektabschlussberichte, die nicht die im Formular vorgegebenen formalen und inhaltlichen Anforderungen erfüllen. Formal besteht die Anforderung, dass der Bericht zehn Seiten nicht überschreiten soll. In der Praxis erhalten wir oft Berichte mit einem Vielfachen an Umfang. Inhaltlich werden die wissenschaftlichen Ergebnisse dann weit über die erwartete Tiefe hinaus erörtert, während die erwarteten Darstellungen zur Projektdurchführung – insbesondere auch hinsichtlich der Abweichungen gegenüber den Planungen, oder Ausführungen zur Erreichung des Förderzwecks – zumeist sehr kurz geraten. In diesem Zusammenhang bitten wir zu beachten, dass die Zuweisungsschreiben und Zuwendungsbescheide häufig auch Bestimmungen enthalten, auf deren Erfüllung im Sachbericht eingegangen sollte. Des Öfteren  werden diese Anforderungen nicht berücksichtigt, was in vielen Fällen zu umfangreichen, vermeidbaren Nachforderungen führt.

 

Offen gebliebene Fragen zu allgemeinen Themen beantwortet Ihnen Frau Fietz unter der Tel. 0391 589-8377. Für Fragen zur Vergabe steht Ihnen Frau Möritz unter der Tel. 0391 589-1683 zur Verfügung. Sofern Sie Rückfragen zum Thema Auszahlung haben, wenden Sie sich bitte unter der Tel. 0391 589-1605 an Frau Kunze.

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